仕事が速くなるプロの整理術

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トリンプの会議
５０の議題を1時間で。
プロジェクターを使ってその場で決定。
未決のものは明日までに。

伝えるものを図解化してロジカルに仕事をすすめる
ロジカルに考えればイラストも描ける。
６０％ＯＫなら次の1歩をすすめる

なぜを繰り返してロジカルに答えをみつける。
誰が何をいつまでにを決めてスピーディーに問題解決をする。

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必要書類はアナログ（A4紙）で保管し
クリアファイルでプロジェクトを区分け
↓
仕事の締め切りごとのタイムラインで整理

などなど、効率の良さは参考になります。

…個人的には、
「そ、そこまで忙しくないんだな…（汗）」
と苦笑いですが。

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著者は　トリンプの元社長
残業をしない　効率的　スピーディーな組織体制を作った人物

何のために整理をするのか
目的は　仕事のスピードアップ

そのために　著者が行っている整理法
仕事の方法が　書かれていた

内容はすごくシンプル
ではあるが
実績を伴い　実行　実現化していることに大きな意味がある

内容がシンプルなので読み応えは無かったけれど
あの人は　どう仕事を進めているのだろう？
という興味を十分にみたしてくれる本だと思う

すぐにでも　
今日から　今から　自分の中に取り入れていくことにした。

クリアファイルの色分け　っと

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2009.2.9読了　整理術の目的は仕事をスピードアップするためと説く。先ず、アナログ(紙)とデジタルの併用を推奨。すなわち、紙はA4で一元管理しクリアファイル別にまとめ、デジタルの機動性を組み合わせる。特に後者ではＧメールとＧカレンダーを活用し、紙の欠点を補う。

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MEMO

ロジカルに考える。
資料はA４サイズに統一し案件ごとにクリアファイルで管理。
丸投げ＆チェック

活気のある会社はよくない。
静かな環境を作る。

PART1
①紙をなくせない理由
必要な情報を必要な時に取り出せる体制を整える。
資料探しの１分が致命的な失敗につながる。
１分の積み重ねが膨大な時間を無駄にすることになる。
情報整理バブル
完全デジタル化による一元管理はハードルが高い。

②A4用紙
紙を使う目的と方法を明確にする。
サイズはA4に統一。
木になるメールはプリント。
きずいたこと／きになったことを書く。
クリアファイル関連書類をまとめる。
デットラインごとに分ける。

③
やるべきことはもれなく確実に管理する。


PART2

5色のクリアファイルを使用し色によってどんな案件か一目で判断できるようにする。
文房具にこだわる必要は無い。
自分が最もやりやすいように仕事をシステム化する。
わかりやすくというのはすべての仕事の大原則。
ビジネスでわかりやすさは重要。

長期的な仕事は分割して管理

定時までに仕事を終え、机の上に何も残っていない状態にする。
やるべきことをすませ、次の仕事を待っている状態にすると余裕が生まれる。

会議
→共通認識を作り上げ、進むべき方向に向かって最速でススムためには
　情報の共有はかかせない

社内文章の作成に時間をかけるのは無駄。
要点さえ記載されていればよい。
無駄な作業を無くして頭をめいっぱい使う。
徹底的にロジカルに考え抜く。

会議室では社員とけんかする。やられないようにする。


PART3
図を描くことでコミュニケーションをスムーズで確実にする。
ロジックがとれているのかが重要。
自分の頭の中が整理されコミュニケーションも良好になり相手の頭も整理される。
相手を説得したいという気持ちがあれば、図は描ける。

ビジネス成功の３つの鉄則

①仕組み作りで成果を出す。
「マニュアル化」「仕事を減らす方法」を考える。
②デッドライン管理（経営者が決める）
③６０％OKで次の一歩を進める。間違えたらすぐに方向修正。

２：６：２の法則
「丸投げ」していい部下といけない部下
「ミッションを与える
「緊急性は低いけれど重要性は高い仕事」をまかせる。


PART4
Gmail/Googleカレンダー/iPhoneの活用。

PART5
質問で行動を整理する。

「なぜ」を繰り返しロジカルに答えを見つける。
「なぜ」「どうして」を繰り返し問題を整理する。
「なぜ」と問いつめる。
「どうしてそうなるのか質問する」
「ロジカルで考えられるようになると『合理的でないこと』が見えてくる」
→「仕事の問題点」が見えるようになる。効率UP/成果上昇。

問題は小さいうちに処理する。

すぐに対策をうつ。
リ��ダーは動揺しない。
士気を高める為に情報を共有化する。
仕事はゲーム。

誰が、何を、いつまでにを決めてスピーディーに問題解決する。

通常業務をしながら問題解決に取り組む。

日本のオフィスは少々騒がしい。

管理職は連続して2週間の休暇をとる。
リフレッシュしないといい仕事はできない。

すべての情報を公開し問題を未然にふせぐ。

ゴールをイメージしてチームを動かす。

「任せてチェックするが大事」

やってはいけないこと→うまく行っていることをコントロールしようとすること。

命令ではなくアドバイス。

ミスへの対応を想定しておく。

対応は一般論ではなく具体的に進める。

性善説にたよりすぎない。

自分を「律する」徳が必要。

会社の仕事は「好き」「嫌い」で判断できない。
ロジカルに考えた上での結論を出すべき。感覚で取り組むべきものではない。

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google,iPhone,クリアファイルそしてA4用紙。仕事のやり方が確実に変わりそう。

基本は締め切り日の設定。絵を描く。スキャナの活用。

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紙を使うことのメリットは大きいので、手段として否定しない。
図解の章のイラストがわかりやすい。パラパラマンガの挿入など遊びゴコロもあり。

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残業０有名な著者の整理術
ぜひ、自分の仕事に取り入れたい術があった

整理術
・クリアファイル１つに１案件 色で分類
・Ｇメールを活用

仕事術
・なぜなぜと質問しロジカルに説明
・日本人はロジカルが苦手⇒ロジカルシンキングを強化
・仕事はゲームとしてとらえ楽しむ

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著者の残業ゼロの仕事力も読んだが
、内容的には同じような内容もあり、個人的には、こちらより、残業ゼロの方が、最初に読んだ事もあり、参考になる部分が多かったようにも思える。
日別のファイル管理方法や書類はA4サイズでクリアファイルで管理するなど、すぐに仕事で活かせることもあり、参考になった。
もちろん、この本でも参考に出来る事は沢山あると思う。
但し、会議の仕方などは、自分が上になってかつ、それなりの決定権を持たないと、このようには、なかなか出来ないが…

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整理術というタイトルで読んでみたが、整理の仕方よりも、仕事術中心の内容だったので、個人的にはあまり参考にならなかった。（整理という観点では、A４用紙をクリアファイルに挟むという程度の内容。）
また、GMailやGoogleカレンダーを使いましょうという提案も、好みの分かれるところ。

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デットライン管理による仕事術の本。
色つきクリアファイルによる管理など実行中。
デットライン管理はなかなか難しい。デットラインをオーバーすることが多すぎるので。
G-mail活用を勧めている。

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元トリンプ社長　吉越氏の著書

全ての情報を公開し問題を未然に防ぐ!!　失敗は隠さず指摘し「横展開」する

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【読書メモ】

●私は総合職の社員には、「デイリーの仕事はするな」といっていました。毎日こなす通常業務はマニュアル化してパートさんに任せるか、IT活用して自動化する。社員は、物事を改善するために知恵を絞ることに専念すべきなのです。

●問題を起こしてしまった本人を「何であの時点でこんなことをやったの？」「なぜ？」「どうして？」とロジカルに問い詰めていくことが欠かせません。そうすることで、不透明だった部分が次第に明らかになり、「そうか、この時点でこのように手を打たなくちゃいけないな」と次から次へと打開策が見えてくるはずです。そうして出てきた対策には、デッドラインを設けて、再発防止や横展開に取り組みます。

●再発防止や横展開で、ミスの発覚が思わぬ利益を生み出すこともあります。そうなれば、問題を起こして叱られた本人は失敗を挽回した形になります。会社に貢献できたということにもなります。

●「俺がやった」という社員が多ければ多いほど、みんながやる気を持ってくれている証拠なのです。

●"Trust is goog, Check is better"

●上司が絶対やってはいけないのは、うまく進んでいる仕事をコントロールすることです。チェックとコントロールは似て非なるものです。

●部下にとっての最大のご褒美は「上司が何も言わないこと」なんです。誰だって命令ばかりされるとやる気をなくすし、嫌になるでしょう。

●具体論にしない限り、人は動かないし、何も始まらないのです。

●ルーズな環境を放置しておくと、どんなにまじめな社員でも、魔が差していいかげんな仕事をしてしまう可能性があります。これはルーズな環境を作った会社に責任があると私は思います。

●部下の意見に耳を傾けつつも、それは参考程度にとどめ、自分の責任において迅速に意思決定を行う。それがリーダーだと思います。

●優先すべきは民主主義よりスピードです。会社と言う組織は、日々、市場でライバルと戦っているのです。

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デジタルとアナログをうまく組み合わせた仕事術だと思うが、特に心に残ったものはなかった。イラストでも何箇所か書かれていたが、「成功するまでやれば成功する」は、少し励まされた。

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111019　仕事が速くなるプロの整理術　吉越浩一郎　日経BP

■プロジェクト管理：メールを追いかけなければならないものかを考える→プリントしメモ（何を達成するか？）→必ずデッドライン設定し期日まで実行　⇒ひたすら繰り返す
仕切りファイルで上記の書類を分類し、その日付の書類を片付ける。デッドラインの設定はしてあるので悩まずスピードが上がる
■頼んだこと（フォローすること）は確実にメモとして取っておく、必ず状況のチェックをしなければならない
■ルーチンワークもやるべきこととして管理
■社内文書：要点さえ抑えればよい。長い文書は×
■図を描ける：ロジカルにわかっているということ
■社員は難しい仕事をするためにいる。単純作業に追い込まれるのではなく、それらをIT化・マニュアル化してパートや完全自動化する
■仕事すべてに関して「好き」「嫌い」ではなくロジカルで客観的なデータの積上を行う
■仕事はゲーム：「勝つと面白い」。お金をもらいながらゲームができるなんてラッキー
■叱り方：情報はオープンにしなければならず、しかる場合もオープンにしなければならない。叱る労力と時間は無駄でメリットはない。社員の前で指摘するだけで十分。対策を練ることに頭を切り替えさせる
■問題が見つかったら：緊急対策→再発防止→横展開
■リーダーは大勢の意見に流されてはいけない。すべての意見を尊重すると決断に時間がかかる。部下の意見を参考に責任を取り、スピード重視で取り組む