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プロローグ 「誤解」に気づけばプレゼンは必ず勝てる!
第1章 準備は「目的」を明確にすることから始めよう
第2章 聞き手が身を乗り出す「材料」を集める
第3章 話の順番も相手に合わせて構成する
第4章 双方向のコミュニケーションで伝える
第5章 「リハーサル」と「環境整備」で磨きをかける
プレゼンの2つの目的を明らかにする
プレゼンを聞いたあと、相手にどういうアクション(行動)をとってもらいたいのか。第1の「プレゼンをする目的」は、相手の具体的かつ直近の悪書で設定しておくことが大事です。
そのアクションをとることで、相手にどんなメリットがあるのか。これが第2の目的、相手にとっての「プレゼンを聞く目的」になります。
準備の段階で、自分の目的――今日のプレゼンで到達したいゴールはきちんと設定しておくこと。準備の土台となるものですから、これは必須です。
でも、実際のゴールは本番で、聴衆と一緒に調整していく必要があります。相手の反応に合わせ、柔軟に話を進めるためにも、最終ゴールまでの仕事の流れを考えて、今日のプレゼンでは「少なくともここまで」というミニマムゴールと、「できればここまで」というマキシマムゴールを考えておきましょう。これがプレゼンの打率を上げるコツです。
たいていは、まず自分の手元に「どんな材料があるか」ということを考え、そのなかから「どれが自分の主張や提案に合うか」という視点で話の材料を選びがち。でも、プレゼンは"聴衆が聞きたい話"でなければ、聞いてもらえません。
今日のテーマで話を聞くとしたら、今日の聴衆はどんな話が聞きたいだろう――。そこをしっかり考えることが、プレゼン成功の近道。相手の疑問、懸念、質問に対する答えは、目的に沿って準備した話を力強くサポートし、聞き手の心をつかむ大事な材料です。
人間の集中力は、そんなに長くは続かないものです。一定のリズムで話されると、眠くなります。最後まできちんと聞いてもらうためにも、本論の時間配分にメリハリをつけ、話に強弱をつけて、話のリズムを崩す工夫をしましょう。
メリハリのつけ方は、いろいろあります。一番カンタンな方法は話し続けないこと。(中略)
このほか、要所要所で"間"を入れたり、声の大小やトーンを変えるだけでもメリハリはつきます。また、いくつかのポイントを挙げる際、最初に、
「××について、3点お話します」
と、予告するのもメリハリをつける効果がありま
.スピード感を生む4つのシンプルに話すコツ
●1.余計な前置き、言い訳をしない
●2.口グセ言葉に気づいて減らす
●3.一文は、できるだけ短く。「。」で言い切る
●4.平たい言葉を使う
6.手元には「原稿」ではなく「補助メモ」を
メモのスタイルは自由。箇条書きでも、パワーポイントのスライドを6アップでプリントアウトしたシートに書き込んでもOK。オープニング、本論、クロージングの大きく3つのパートに分けて、主要ポイントや、その根拠となる材料がひと目で分かるようにしておきましょう。
絶対に言わなければいけないことと、相手や時間に合わせて、"捨てられる材料"を分けるためにマークを付けておいたり、投げかけを入れるポイントに印をつけておくのもおすすめです。間違いがないよう、大事な固有名詞や数字はメモに書き込んでおきましょう。
7.NOを恐れない
プレゼンで紹介したものの、提案したことに「NO」と言われたらプレゼンは失敗――と思ってはいないでしょうか。NOは仕事を前に進めるチャンスです。
NOと言うからには、相手も何らかの理由を提示します。NOと言われたら、
「予算的に厳しい」「時期が悪い」「スペックが合わない」「実はもう買ってしまった」
といった理由や相手の事情が分かります。それをもらってくるのもプレゼンの目的なのです。
本書を読んで、想像していたよりも「考えなくてはならない点が多い」ことに、まず驚きました。
以前と同じテーマのプレゼンをやるにしても、ポイントの3番目にあるように、聴衆を分析し、それに合わせて準備。
さらにネタも、少し多めに用意(本書では1.5倍が目安とのこと)し、プレゼン中にその場の反応を見て選択。
その反応も、聴衆を見るだけでなく、実際に問いかけまで行うという。
まさに「双方向」と呼ぶにふさわしいスタイルです。
◆また、ポイントに挙げきれなかったものの、細かい注意点も多々。
上記の問いかけでも、例えば挙手させる場合に、「挙手にてお答えください」「××の方は手を挙げていただけますか?」等はNGなのだそう。
何故なら相手に動作や回答を強いるのは失礼だから。
ならばどうすればよいかというと、「赤という方、いらっしゃいますか?」と言って、自分が手を挙げるジェスチャーをする。
言われていれば、どなたかの講演会で、そういう促し方をされた記憶もありました。
そういうちょっとした気遣いも、「プレゼンで勝つため」には重要なのかもしれませんね。
◆本書の第4章には、「見た目」部分のレクチャーもあります。
「姿勢」はもちろん(「手の動作の5原則」なんて項目もw)、「立ち位置」、「ボディランゲージ」、「身だしなみ」等々。
さらには、「会場セッティング」まで抜かりはありません。
そして、終了後は「振り返り」。
聴衆の顔や反応を思い出そうにも、ただ原稿を読んだり、言わねばならないことを言うのに必死なだけでは、振り返りようがないです。
ここでも「双方向」でコミュニケーションを取ることの必要性を実感しました。
◆結局プレゼンで一番大事なのは、「相手に話を聞いてもらい、こちらからの提案にYES・NOの判断をしてもらうこと」。
そこから逆算して組み立てていくのが、本書のスタイルになります。
この辺が単に「スピーチ」をするのとは違うな、と。
「上手なプレゼン」「手慣れたプレゼン」を指導するのとはひと味違う内容なので、類書でビジネスとしての結果が出なかった方に、私としては特にオススメしたく。
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「基本的に人は、他人の話を聞いていません。長い話はなおさらです。」P39プレゼンの心構えや姿勢など。話し言葉で書いてあるのが、僕はあんまり好きじゃなかったですが、それは好き好きの問題でしょう
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特に目新しい内容はないです。でも基本を振り返るにはいいかな。『プレゼン入門』じゃタイトル的に地味すぎるからこうなったみたいな感じの本です。
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大串さんのプレゼン研修を受けました。本の内容を実際にご指導頂き、普段の話し方も意識できるようになりました。
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ビジネスシーンに特化したプレゼンのハウツー本。
特に本書は「準備」という部分にフォーカスしています。
プレゼンでは、「準備」が非常に大事です。
いかにして、わかり易い資料を作るか。
いかにして、説得力のあるプレゼンをするか。
いかにして、相手に好感をもってもらうか。
これらは、全て「準備」にかかっているわけです。
本書は、そんな「準備」をどのようなタイミングでどのようなことをすればよいかを、細かく教えてくれます。
仕事で頻繁にプレゼンをするという方は、一度目を通してみるといいかもしれません。
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プレゼン力が必要な3つの理由
1、グローバル化、フラット化が進み製品やサービスそのものに差はなくなったこと。
2、ビジネスは時間が勝負。一回のプレゼンで掴むこと。
3、eメールでのやりとりが増えているからこそ、プレゼンで伝える生の情報がインパクトを持ち、そこでのやりとりがビジネスの成否を大きく左右します。
誤解1
失敗しないように100パーセントのシナリオを用意している
シナリオは90パーセント、残りは本番で相手を見ながら仕上げる。大切なのは相手の反応を見ながら参加させる。
誤解2
手元にあるデータを使おうとしていないか
こんないい意データがあるからなんとか30分に詰め込みたいと考えてはいけない。自分が伝えたいことではなく、相手が聞きたいことを聴きやすい順番で話す。
誤解3
下手な質問が来ないようにしなければと思っていないか?
いいわけはNG。時間がないときは「折角のチャンスなので一番重要なポイントに絞ってお話します。」
誤解4
流暢なプレゼンである必要はなし。
ただ流暢であったなと印象に残るだけである。
誤解5
とりあえず今回は話を聞いてもらえばいいと思っていないか。
ビジネスのプレゼンは、仕事を前に進めるためのツール。学会の発表でもない。
「御説御尤もです。今日はお疲れ様でした」ではいけない。プレゼンする意味がありません。あなたの話を聞いたあとに聴衆の反応を貰い、会話をすることが大事である。
聴衆とキャッチボールをしながら一緒に共通のゴールを目指す。それがプレゼンです。あなたが一人でかっこよく走っても、聴衆が付いてこなければ意味がない。準備をするときも相手のことを思い浮かべながら、考えましょう。
準備は目的を明確にすることから始めよう。
次のプレゼンのテーマは何?
でそのプレゼンの目的は?
何のために、何を誰にプレゼンするのか。
3Wで目的をクリアにしておけば、準備も本番もぐっと変わる。
「多くの人は自分が何を話したいか、というところから準備を始め、話を組み立てがちです。成果、性能、経緯。企画の提案なら自分のアイデアがいかに素晴らしいか、改善の提案なら、自分が今どんなに困っているか。自分が話したいことで頭がいっぱいです。」
自分がプレゼンを聴く側にいるとき、聞いても特に自分の仕事にはメリットがない、聞いたからといって、自分がすぐになにかしなければならないわけではない。そんな話を真剣に聞けるわけがない。自分のゴールに到達するためには、どんなステップを踏まなければならないのか、仕事の次のステップを考えて目的を具体的に設定しておく。
そしてプレゼンの際にはゴールを決める。ミニマムゴールとマキシマムゴール。
何を感じて欲しいか?
安心感が欲しいのなら、過去に失敗がないことを伝えるべき。信頼が欲しいのなら、確かな実績を伝える。
アウトライン
1.相手に何をしてもらいたいのか。それをすることによってどんなメリットがあるのか。
2.そのために何を感じ���もらえばいいか。(期待感、危機感、信頼感、共感など)
3.そう感じてもらうには、何を知らせればいいか。(聞き手の分析をすること、ポジション、立場、人数、属性、アプローチの好み、今回のテーマに関する知識量)
オープニングの一言
普段は
「今日は新製品のご説明に伺いました。」
「ご清聴ありがとうございました。よろしければご検討下さい。」で終わっていませんか。
相手の3Wを意識して
「御社のコストダウンにつながる新製品のご紹介です。」
「作業効率を二割アップできるシステムのご提案です」と、相手のメリットを絡めてテーマを伝え、合わせて「性能を実感していただくために、是非でも品をお使いいただきたいと思っています。」と相手に求めるアクションを伝える。あなたの話を聞けば、自分の仕事にプラスになる。ただ聞くだけでなく、なにかアクションを起こさなければならない。そう思ってもらえれば、早い段階で聞き手の顔はあがります。
プレゼンの成功のポイントは「自分が何を話したいか」ではなく、「相手が何を聞きたいか」を考えること。「自分がどんなネタを持っているか」ではなく、「相手を動かすためにどういうネタが必要か」を考えること。
こうした目的はプレゼンするためにするのでなく、相手にどう動いてもらいたいかという目的を果たすために必要である。
きちんと目的設定できたかどうかのセルフチェックにはそれが相手にとってイエスかノーかを判断できるメッセージになっているか、ということを考えてみる。
例
悪い例「チームワークをよくするためにコミュニケーションを増やしましょう。」誰も反対しないけれど、そうだねと言われて終わりです。
「週に一回、一ヶ月間、グループリーダーが集まって問題を洗い出すミーティングを聞きたい。そのための予算をいただけませんか。」
ミーティングでも応用できる。
「今日は作業の効率化について話し合いたいと思います。」とテーマを掲げるだけでは不十分。
「作業を効率化するアイディアを3つ上げる」
「現在の作業フローの問題点を洗い出す」
など、ミーティングの目的は動詞系で作っておく必要がある。
「目的」と「相手の質問」から材料を探す
材料集めは2ステップ。
集めるべき材料を目的から考える。何を知らせる必要があるかから材料を集める。
例、新製品の企画を社内で提案するプレゼン。企画を役員会に上げて欲しい。今日のプレゼンの徴収に重い腰を上げてもらうには、危機感をもってもらう必要がある。
次に目的に沿ってベースとなる材料を用意したら、次はその話を聞いた相手がどんな疑問、懸念を持つかを考える。「相手の質問」を付箋で思いつく限り付箋であげてみて、デスクの上に張り出す。たくさん上げたら、絞込みをする。
プレゼンで触れたくないことについて
相手から聞かれる前にマイナスBUTプラス話法でプレゼンに盛り込むか、プレゼンのオープニングで先手を打っておくと良い。
例えば、価格の話。「みなさんにベストなオファーを掲示するため、ロットがお決まりになったら、見積をお持ちします。」
先手を打つには、相手に���心して聞いてもらうため、気になることがあるプラスの話も耳に入ってこない。
相手が身を乗り出すネタを引き算で探す
相手が持っていないものは何か?世代感覚や現場経験などを考える。
例えば若手営業マンが自社の役員に向けて、提案をするとする。役員の方が経験、人脈の幅は大きい。しかし、営業の最前線から引いているのでお客様の生の声を聞くチャンスが少ない。よって「昨日、お客様からこんな電話をいただきました。」という話をすれば、真剣に聞いてくれるはずです。
聞き手分析したけれど、相手のニーズがわからないとき
→幅を持たせて準備をする
「新しいプロジェクトをスタートをするにあたって、大切なのはこの5点だと思います。今回は緊急性の高い2と3について話します。」
全体像を示すことで、ほかのポイントについてもちゃんと見えていることを相手に伝える。
構成は「掴んで(オープニング)」「納得させて(本論)」「背中を押す(クロージング)」
本論を二つに分ける
主要ポントを書き出し、相手の聞きたい順番を考えてみる。例えば、商品やサービスを紹介するプレゼンであれば、特徴とそれぞれのメリット、提案のプレゼンなら、問題点と解決法、目標とそれまでのプロセス、報告のプレゼンなら成果と課題、理想と現実など。
相手を納得させる流れ
提案→基本主張→背景→転換→提案
合宿ミーティングを開きましょう。なぜかというとチームワークが落ちているからです。連絡ミスのクレームが多くあります。こうしたミスが起きるのは、コミュニケーションが不足しているからです。世間一般に寝食を共にするとチームワークは高まる。チームワーク改善のために合宿ミーティングをしませんか。
ギャップから組み立ててゆく提案型プレゼンは、汎用性が高く、聴衆にもわかりやすい。
意外と多くの人が、最初の目指す姿やそれを実現できた時のメリットばかりを熱く語ったり、あるいは現状の悲惨さを長々と語ったりとの理由、原因のしてきに時間を割いてしまいがちである。しかし、大抵の場合、その辺の話は聴衆はわかっている。肝心なのは具体的にどういった対策を取りたいのかという部分。そこに時間をかけ、相手の質問や疑問に答える形でプレゼンをするのが大事である。
プレゼンでメリハリをつける
聴衆に疑問を投げかける
途中でプリントやサンプルを配る
3つのことについて話すなどと区切りをつける。
声のトーンや大きさ、スライドのタイミングや見せる長さ、予告を入れたり、投げかけを入れたり、時には徴収に発言させたりする。
オープニングで相手の心をつかむために同じ体験をしていることを伝えたり、同じ悩みや課題を持っていること伝え、メリットやプラスを感じていることを示す。
3つのS
simple speed selfconfident
予定より時間が押している場合も時間がないのでこのスライドは飛ばしますというよりも、これは○○を補足するデータです。後ほどお手元の資料をご覧ください。今日の一番重要なポイントに入ります。
→相手にきちんとプラスの理由を私て飛べば、それはスピードアップにもつながる
一文はで��るだけ短く「。」でいいきる。
口癖をなくす。
平たい言葉を使う。
「失敗でした」よりも課題が見つかりました。
残念な結果でしたよりも伸びる余地があることがわかりました。
投げかけるときは一歩前へ出る。
準備していない質問がきたら…
うろ覚えの話をしたり、曖昧な話で誤魔化したりしないこと
準備不足で申し訳ありませんと謝るより、
ご興味を持っていただいて嬉しいです。○○についてもすぐに資料を揃えて、お持ちします。
とプラスのメッセージで受け止めましょう。
最後に質問がないとき、
ほかに質問はありませんか。ではご理解いただけたということでよろしいでしょうか。今日はいくつか質問もいただけて嬉しかったです。このプロジェクトとを進める上でほかに必要な資料があれば、お聞かせください。お願いします。
プレゼンの振り返りのために
・時間配分は適切か
・話の順番は適切か
・見せたデータにインパクトはあったか
・エピソードに聴衆は納得していたか
など、プレゼンそのものについての振り返りも必要ですが、これも自分がどう見えたかという自分目線ではなく聴衆目線で振り返ることが大事。
・時間 相手が聞きたい話に十分な時間をかけられたか
きちんと話をまとめて時間内にプレゼンを終えられたか。
・順番 プレゼンの途中で、聴衆から話の先を急ぐような質問がでなかったか。
・エピソード 頷きながら、熱心にメモを取りながら聞いてくれていたか。
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プレゼンの出来を分けるカギは「準備」であることを強く説いた本。
ビジネスの現場でニーズが高まっているプレゼン能力。プレゼンを成功に導くには「準備」が欠かせません。準備を怠ってもうまくプレゼンなどないのです。
本書はプレゼンの本質を再確認した上で、どのような準備をすれば良いプレゼンになるのか手順ごとに書かれています。
プレゼンがなかなかうまくいかないと感じている方は本書を読んでみてはいかがでしょうか。