自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術

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全部はシステムの問題で取り入れられないが、取り入れられそうなものは早速やってみよう。昨日よりラクをするために。

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自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術2017/4/20　著：泉 正人

仕事に「仕組み」を取り入れることで仕事量と労働時間を減らしつつも、安定した成果を上げることを提唱した前作の「仕組み仕事術」が刊行されたのは約10年前の2008年のこと。「仕組み」という言葉も市民権を得て、ビジネスシーンで当たり前のように使われるようになった。最近では「仕組み」という言葉は、「生産性」という言葉に置き換わり、世の中の関心を集めている。

生産性の向上は、労働人口が核に減る日本の至上命題となっている。「仕組み」を使って生産性を上げることは、仕事で成果を出すという前向きな理由だけではなく、自衛手段としてもその重要性が増している。

本書の構成は以下の6章から成る。
①なぜ仕事に「仕組み」が必要なのか
②時間をつくるための「仕組み」
③ミスをなくすための「仕組み」
④人に仕事をまかせるための「仕組み」
⑤最小の労力で最大の成果を出すための「仕組み」
⑥成長し続けるための「仕組み」

10年前の前作を読んで衝撃を受けた。
「仕組み」という言葉の印象は、効率的であり有用であるもどこか無機質で要領をかますというマイナスなイメージを受け取るものでもあった。しかし、十分に理解し、現状に合わせてつかうことでそれはどの概念よりも実務に活きるモノとなった。

全てを「仕組み化」することはできないし、するべきことではない。しかし、全体を把握し過去と現在、未来を意識してその考えを取り入れること。取り入れようとすることは大切である。

注意しないといけないのは、既存の仕組みが全て正しいと思い、タダ乗りを繰り返し、その意味を考えずロボットのように行うことなのかもしれない。仕組の先にあるものは、効率よく仕事を行い捻出した時間で「仕組み」ではできないような、人間本来の考えが必要な知識と知恵をフル活用した仕事に充てるためという側面を忘れてはいけない。

時代も変わり、既に仕組化されつつある自分たちの業務。
疑問を抱き、さらに良い仕組を模索し、そして次にいく。
そんな繰り返しで効率を学び、仕事力もレベルアップしていく。

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2008/11に「最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術」を読んでいた

早く結果を出すには、すでの成果を出している人の成長プロセスや意思決定プロセスを真似たほうがいい

流させる力　中経出版　思考信託

仕組み　誰がいつ、何度やっても同じ成果が出るシステム

仕組み思考　才能の頼らない、意志に頼らない、記憶力に頼らない

i文庫HD スキャンしたファイルの閲覧

ミスは経験なので善、それを防ぐ仕組みがない組織が悪

google spreadsheetでミスを共有
　報告者、事案が発生した日付、当事者名、ミスの概要、ミスの詳細、そのときとった対応、仕組み化アイディアチェック方法、仕組み化の可否、完了



成長している人がやっている３つの習慣
　記憶するのでなく記録する
　うまくいっている人の真似をする
　自分の仕事を時給で判断する

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Gmail活用事例多く，Redmineを仕事で利用していると一部対象外な内容か．
ただ，後輩に引き継ぐさいに，口頭で伝えるのはNG，次の世代での引き継ぎも口頭となり伝える側と伝えられる側に必ず二重に工数がかかるという内容は非常に納得．自分はできていない内容で，新人が読んでも理解できるようなマニュアルを作ったほうがマニュアル作成時はそこそこ工数がかかるが将来を見ると絶対こちらの方が工数削減できる．

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飛ばし読みで十分。

・仕組みとは再現可能なシステム。
・仕組み化は効率化だけでなく、ミスが減る。
・仕組みを作れば人に仕事を任せられる。
・仕組みは、いつ誰がやっても同じ成果が出るシステム。
・仕組み化の３つの黄金ルールは、才能に頼らない、意思に頼らない、記憶力に頼らない、の３つ。
・ザックリしたタスクは行動レベルに分解する。
・記憶せずに記録する。

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自分用メモ
・タスクの処理時間をストップウォッチを使って把握
・TODOには概要を、その横に詳細を書いたリストを作る
・Googleドライブなどで共有しながら会議
・毎月行うor今後5回以上行う業務には仕組み化を
・強み発見シートの活用
・環境づくりの仕組み化
・失敗の共有（ミスの原因は人ではなく仕組みにある）
・人に仕事を任せるために自分用のマニュアル作りから始める

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仕組化、つまりマニュアル化することで
時間が得られ、ミスを減らし、人に任せ、最小の能力で最大の効果、チーム成長ということだそう
確かに合理的で生産性が高いと思います

・ミスのシェア
強み発見シートはとても参考になりました
ただ一部Googleやメール機能的なところは、著者の
個人的意見が多かったと思う

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仕事でグーグルアカウントを持っている人におすすめです。
私は職場で使っているのでだいぶ参考になりました。

マニュアルやチェックリストを作成する必要性が出てきたので、昔図書館で立ち読みした本書を思い出して購入しました。

作業系の仕事を仕組み化することで自由な時間を得られる。
自由な時間で思考系の仕事をしたり、自分の好きなことをしたり、自由な選択ができる。
そのためには、具体的には～

といった内容です。
Gメールやグーグルスプレッドシート、グーグルドキュメントでの具体例が多いです。

私自身、入社１年目は特にミスが多く、マニュアルorチェックリストがあればいいのに…と思ったので、自分で作ることにしました。
現在、この本を参考にチェックリストやミス一覧表(本書の「ミス撲滅委員会(154ページ)」を作成しています。

仕組み化することで迷いがなくなり、ミスが減り、自由な時間が増える。
これは最近実感しつつあり、少しずつ自分の中で仕組み化を取り入れる予定です。
迷いがなくなるのが個人的に一番のメリットです。

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個人的にはそこまで目新しいことはなかった印象。Gmailを使用したタスク管理などが知りたい人にはいいと思う。

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仕組み化する、という考え方の整理にはとても良かった。
実用的な部分は、仕事でGmailを使っている場合は特に参考になるかと。

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メールを活用してやることリストに。
launcherアプリを活用して効率化。
過去の成功体験を蓄積。
仕組みが機能する仕組みを作ろう。
メールアプリは使いこなそう。
使えるシステムは使う！

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　旧版も読んでおり､ルーチンワークの朝処理やメールの即断即決などは実行していましたが、最新版ではgmailのスーパースター機能の活用等､手法がアップデートされていて参考になりました。
　1番参考になったのは７×５のフレームワークについて。レベルを表す5段階は高校や大学で急速に普及するルーブリックにも似ており、若い社員にも理解しやすいのでは、と思いました。
　一方､共同編集の活用は､教育現場の方が進んでいると思います（4年前の本だから比較するのがおかしい？）。jamboard等の共同編集では、誰が書いたかわかるよう加筆箇所の横に付箋で名前を貼る､人ごとに色を変える等の工夫が小学生でも行うようになっており，場面により本の手法とそうした工夫との併用が重要と感じました。

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ほとんど、私が当たり前に行なっている仕組みでした。
けど、先輩たちの退職に伴う業務量の増加に慄いていた当時の私が本当に読みたかった本でした。

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参考になりました。職場で仕組み作りを進めるうえで、使わせていただきたいフレーズが多々ありました。ありがとうございます！

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これらの発想を取り入れるのは良さげと感じた。

・才能に頼らない
・STAGEフレームワークで強み可視化
・チェックシートどうやって作る？
・定型化して人に任せる