実例で見る！ ストレスゼロの超速資料作成術

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2018.11.11 再読
確か、購入当時は「資料作成を体系的に語れるようになろう」と考えていて、読み漁っていた中の一冊です。当時はあまり印象に残らなかったのですが、今読むと色々気づきがありました。特に、冒頭の「見出しと本文に差をつける」「1行に纏める」「基本は箇条書き・体言止め」は、意外と他書籍には言及されていない重要なテクニックです。こういうところができていない人は、相手への気遣いが浅いなと思ってしまいます。
一点よろしくないのが、タイトルと内容との不一致ですかね。「超速」には全く触れられていない。資料の型を覚えておけば迷わず作れるのはそのとおりですが、それで「超速」は違うかなと。「ストレスゼロ」もやや違和感あります。

以下、キーメッセージを抜粋;
・資料に盛り込むのは「基本情報」＋「相手が行動したくなるプラスα」
・資料に求められているのはYes/Noを判断する材料
・資料作成では、①相手の立場、②相手の行動、③相手の時間　を意識
・「差」をつけると視線は自然に下がる（文字サイズ、インデント）
・本文を1行に纏めることで、目で追う負担が少ない
・目立たせたいところは太字、まわりに余白をつくる
・「箇条書き、体言止め、句読点なし」でミニマルに纏める
・1行あたりの文字量は30-40文字
・テイストをそろえ、寄せ集め感をなくす。体裁チェック役を決めておく
・企画書
　- なぜこの企画を考えたのか、熱（思いや願い）は必ず入れる
　- 想定売上、市場規模（競合）の情報、商品サンプル
・業務報告書
　- 上司が知りたい売上
　- 売上分析（経年予測、競合比較、商品別）の深さで自己アピール
・提案書
　- 提案する取引先が何に困っていて、提案の実現で何が期待できるか
　- 背景や理由は文章で良い（提案を受けた人が上長に説明しやすい）
　- 限られた時間で相手にやってみたいと思わせる「キーワード」
・お礼状
　- しっかりしている会社ほどお礼状が届くのが早い
　- 一週間過ぎたらお礼にならない。基本は3日以内、遅くとも1週間以内
・メールでは、件名に相手のアクションを入れる（期日、予定、質問内容）
・対面では、読めばわかることは説明不要。相手の資料を指差し視線誘導
・話すスピードは、序盤ゆっくり、中盤は少しゆっくり、終盤は畳みかける
・専門用語や略語は、1回目は略さずに説明する（手短に）
・相槌は「うんうん」と声に出す。打つほうがよいではなく、「打つべき」
・大事なことを話す際は「2秒」間をあける
・相手から行動を引き出すために、相対時間も使う（"1週間以内"に）

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プレゼンスキルを上げたいので購入。
シャーベットカラー、アイコングラフの使い方など
最近のトレンドを参考になりました。
色々なサンプル（議事録、稟議書、案内）などあるので
そういう辞書的な役割にも使えると思います。

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テクニック的には既に把握しているもの（できている、とは言いませんｗ）が多く、新しい発見はそれほどなかったです。見せる相手への意識という点では、あらためて重視していきたいなと思います。
サンプルについては、各社によってスタイルが違うと思うので参考程度に…って使い方をすればよいかと思いました。

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仕事で関わっている案件の完了報告を作成するにあたり、何かヒントになればと思い手にとった。報告書や稟議書といったいくつものサンプルを挙げて良い例/悪い例を解説しており、作成する書類の幅が多岐にわたる人にとっては良い例を手っ取り早く知る良い参考書にはなるかと思う。ただ自分の立場からすると参考にならない（利用機会がない）ものが多く、期待はずれではあった。それでも、自社の資料を思い返すと「悪い例」で挙げているポイントが数多くあり、今後活かしていこうと思えた。
・相手の立場を想像して書く（欲する順番や必要最小限の情報）。アピールする場でないのであれば、書きすぎない。
・見出しと本文は字下げやサイズ調整により分かりやすく表現する、空白を適度に入れる

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初心者の頭の整理にはちょうどいいが、資料としては結構古め。2023には、もう一段ブラッシュアップする方法がいくつもある。このafterで出したらダメ出しされるケースもある。