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2年前に読みましたが、今回、2度目の読了。
説明がシンプルで、次に何をやればいいかがはっきり書いてあります。自分のつくった資料に、ルールに沿っていないところが見つかったら、すぐに直して改善することができるでしょう。
「社内」プレゼンでは、上司や先輩が作る資料の方がひどいことが、少なくありません。なんでもかんでも指示を仰いでいると、決裁者が求めるものとまるでちがうものをつくってしまい、最終的には「資料を作るのがうまくない人」と思われてしまう危険性があります。
そうならないためには、まずは、最低限の質を保った資料をつくり、「第三者の意見」をもらって自分が修正するくらいのレベルが必要です。
目下の者が新しいことをやりだすと、面白くなく感じる人が多いような会社もあります。新しいことを提案するとき、テーマを絞り、合意がとれた部分とそうでない部分を分けて「陣地を広げる」やり方は、そうした会社に効果的ではないかと感じます。
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「プレゼンを読ませない」
その通りだと思います。社内にはごちゃごちゃしたプレゼンが多すぎます。理解出来ない自分を責めていましたが、私は悪くないんですね。本書は読みやすくて、わかりやすくて、プレゼン作成のこつが一杯詰まっています。なにせあの孫さんを相手にプレゼンしなければならなかった方の書籍ですから。
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社内向けの提案資料の書き方が書いてある。
資料をまとめる際に参考にできそうな部分が多々あった。
多くの資料作成系の本と比べ、かなりシンプルに作ることに重きを置いた内容とないっている。
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参考になる部分をメモした。エンジェルに事業計画をプレゼンするベンチャー事業者の指南書を想定していることが明々白々。
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課題「どんな課題があるか?」
原因「その課題が生まれる原因は何か?」
解決策「その原因を解消する具体策は何か?」
効果「その策を実施した時の効果予測」
あと表紙、ブリッジ、アペンディックス
テーマをなるべく絞る
少しずつ陣地を広げ、全てを差し戻されない
結論が根拠(データ)で支えられているか?
かき集めたデータ全てを盛り込まない。決裁者にとって最重要は「本編」。そうでないものは「アペンディックス」
タイトル13字以内
目の動きはzもしくは逆L字
ページ番号はマスト
キーメッセージは半分よりやや上
キーメッセージは100〜200
矢印は増減を連想させるので、三角を使う
ポジティブは青、ネガティヴは赤
スケジュールはビジュアルで見せる
二軸グラフは使わない
グラフは右、メッセージは左。
棒グラフは半分の高さが始点。または終点。
折れ線グラフは角度をつける。数字はお尻だけ。
棒グラフは基本縦棒。アンケートのみ横棒。
データは画像検索。期間指定。
写真は1000×1000ピクセル
独創型社長には、「要するに〇〇」を言えるように。あとはアペンディックス。
決裁者の左目を見る。
沈黙を恐れない。
わからない時は正直に。
どこがダメだったか明確に。
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サラリーマン時代にこの本のノウハウを知りたかった…!ものすごく工数が削減できただろうに!!
…とはいえ。
今でも、即時活用できるスキルがいーっぱい書いてありました。
早速来週のセミナー資料、手直します♪
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タイトル通り「社内」で自身の提案の承認をもらうために行うプレゼンの極意を伝授。スライドは5~9枚でまとめ、3分以内に終わらせる、プレゼン内容は、課題→原因→解決策→効果の順でロジカルに、等々役立つ内容が非常に豊富。会社のデスクに常備して、プレゼン作成の際は参照したい。プレゼンを作成する機会のない人でも、ロジカルシンキングを学良い教科書だと思う。
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本の内容はあくまでも社内プレゼンであり、決裁者に向けてといったトピックであった。医療職である自分はそういった機会が無いものの、「シンプル&ロジカル」をテーマに十分に使えるテクニックも多く、満足できる内容であった。
類似書と共通していることは、いきなりスライドを作成するのではなく、まずは紙とペンで事前準備をすることだ。
以下参考になった部分
・課題→原因→解決策→効果
・グラフの作成(図左・字右)
・アペンディックス
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ソフトバンクで孫社長を相手に「一発OK」をもらったプレゼン資料の作成術がわかりやすく纏められている。
「シンプル&ロジカル」これに尽きる。
以下参考になったポイントです。
・プレゼンは「話し方」が大事と言われるが、それは聴衆の感情に訴えかけて、インパクトを与えたり、共感を集めたりする不特定多数の人を対象とした場合。社内プレゼンは、決裁者が対象で、重要なのはロジックであるため、資料が大事。
・「ワンプレゼン=ワンテーマ」が基本。テーマを小分けにして、1つひとつ決裁を積み上げることで、差し戻しを減らす。また、スピード感も生まれる。
・優れたプレゼンはロジックがシンプル。「1課題」「2原因」「3解決策」「4効果」に加えて、「コスト」と「スケジュール」を提示する。
・「結論」と「根拠(データ)」をワンセットで提示する。
・「抜け漏れ」のないロジカルな資料を作るために、検討過程でかき集めたデータや要素の全てを盛り込もうとしてしまいがち。骨太なロジックだけを示し、それ以外の補足的な要素は、全てアペンディックスに持っていく。
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課題➡️原因➡️解決策➡️効果 の流れのみで、スライドは5-9枚に集約。補足データは、appendixへ。これは何枚あっても構わない。
グラフの見せ方の重要性。Zを意識。
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社内決裁時のプレゼン作法。当然と思われる事柄が多いが、「文字を大きく」「色は使い過ぎない」などの鉄則が守られていないプレゼンは相変わらず多いので、目から鱗の人も結構居るのでは。プレゼン遵守事項と根拠がセットで提示されていて納得度が高い。
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短い本ですが、非常に重要な要素が含まれています。 意思決定者、決裁者の時間をいかに短縮させ事業を進めていくかが、担当者の前準備にかかっています。見る人への配慮、相手を知るというところから考えて構成し、それを社内の型として固めていくのはどんな組織にも通用します。著者が芸大出身で左脳と右脳の関係から構成させるというのも大事な点です。
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社内向けのプレゼン資料に特化した本、キーワードはシンプル&ロジカル。決裁権者に伝え、判断をあおぐ(通してもらう)ためのテクニックが満載。安直なテク本にも見えるけどロジカルな裏打ちがされているように感じた、良書。
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元ソフトバンクでプレゼンテーションの社内認定講師であり、現在はその知識と経験を活かして2013年にプレゼンコンサルタント会社を興して活躍されている。
知り合いの方が一押ししていたので、読んでみようと思い立った。「資料作成術」ということで、その内容は非常に具体的。すぐに役に立ちそうなものが結構ある。いくつか挙げてみる。
・社内プレゼンは3分で終える。そのために5~9枚のスライドに収める。
・本編スライドのロジックのパターンは次の通り: ①課題 → ②原因 → ③解決策 → ④効果
・資料は決裁者の立場になって考える。
・表紙は必ず付け、日付と会議名を忘れずに記載する。
・補足的な要素はすべてアペンディックスにもっていく。
・プレゼンのテーマ(スコープ)は限定する。
・解決策では、コストとスケジュールをワンセットで提案する。
・結論と根拠をワンセットで提示する。根拠は可能な限りデータで示す。
・採択率を上げるために、方向性は同じだが細部に違いがある2案を提示することも考慮する。
・大きなチェックポイントは次の3つ: コスト、実現可能性、経営理念との整合性。
・資料作成に当たり、いきなりPowerPointを立ち上げるのではなく、紙とペンで書き出して整理する。
・関係部署と充分ブレストを行う。
・タイトルは13文字以内とする。解決する課題をタイトルにする。
・スライドにはページ番号を入れる。できれば右下に。
・フォントはキーメッセージはHGP創英角ゴシックUBで、通常箇所はMSPゴシック(PowerPoint)。
・ポジティブなメッセージは青、ネガティブなメッセージは赤、で統一する。「目標数値」などもアラートの意味で赤とする。
・ワンスライド=ワングラフとする。逆L字の法則で配置する。
・データ検索は期間限定での検索や画像での検索が有効。
・アニメーションは限定的に。使うのはフェードのみ(PowerPoint)。
・プレゼン資料は当日の2日前にいったん完成させる。スライドは実写で確認し、20回は練習し、第三者のチェックを受ける。練習中に感じる小さな違和感を見逃さない。
・3分~5分バージョンの他に、1分バージョンも準備する。
・プレゼン時は決裁者だけを見て話しをする。
・プレゼン後の質問は聞かれたことだけに答える。
質問がなければ、合意ということでよろしいでしょうかと重ねる。
・わからないものは「わかりません」と答える。
たぶん役に立ちそう。
『社外プレゼンの資料作成術』のレビュー
http://booklog.jp/users/sawataku/archives/1/4478068267
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本書では、筆者がソフトバンク時代に孫正義社長相手に培ってきた、社内プレゼンを通すための技術がまとめられている。
まず、社内プレゼンとは、一般的なプレゼンテーションとはどう違うのか。
それは、目的が「決裁者や上司にゴーサインをもらうこと」であり、相手は始めから話を聞いてくれるつもりという点にある。
つまり大切なのは感情ではなく中身のロジックであり、ジョブズやTEDの真似をして身振り手振りをしたり、話に引き込む必要はない。
完璧な資料を作り上げれば、あとは普通に説明するだけで良く、特別な才能は必要ないのである。
では次に、社内プレゼン向けの資料を作る上でのポイントは何か。
それは、「3分で終わらせる」ということ。
決裁者の立場になるととにかく忙しく、余計な時間を使わされることを嫌う。
なので余計な演出や回り道をせずに、最短距離で必要なロジックを説明しなければならない。
そしてプレゼンを短時間で終わらせるには、資料を5~9枚にまとめる必要がある。
スライドの枚数が少なければ、自然とプレゼン時間は短くなるというわけである。
その時のコツは、1プレゼン1テーマに絞ること。
1度にあれもこれも説明しようとすると、どうしても資料が長くなり、ツッコミどころも多くなる。
それよりは、テーマを小出しにして、毎回少しずつ決裁を積み重ねていったほうが結果的に早くなるのである。
その際の構成は、表紙・ブリッジスライド・本編スライド・アペンディックス(別添資料)の4つに分かれる。
シンプルなテーマなら、これで5〜9枚に十分に収まる。
なお後述するが、アペンディックスは枚数制限に含めなくて良い。
また、資料は「読ませて」はいけない、というのもポイントである。
読むのではなく見るもの、つまり見た瞬間スッと意味が入ってくるものでなければならない。
理解するのに10秒以上かかるものはアウトである。
そのためには、本筋から外れる情報は、徹底的に削ぎ落としていく必要がある。
よくある失敗として、どうしても「あれもこれも入れたい」となってしまうが、思い切って切り捨てていかなければならない。
その際に、削ぎ落とす前の情報は、アペンディックスに保持しておくようにする。
そして質疑応答で質問が来た場合には、アペンディックスを見せて説明すれば良い。
不採択になる理由の大半は、意思決定に必要な情報が足りないことである。
つまり、アペンディックスの充実度が採択率を大きく左右する、とも言える。
アペンディックスは5〜9枚の枚数制限に含まれず、多ければ多いほど良い。
予め決裁者から質問が来そうな点を想定して、補足情報や元データなどをできるだけ詰め込んでおく。
それがプレゼンを通すコツである。
自分は、以前からプレゼンの上手い人に対して「自分と何が違うんだろう」と不思議に思っていた。
だが本書を読んで、ここまで準備をした上で本番に望んでいるのなら、大きな差が出てるのも当然だった。
プレゼン自体よりも、その��前準備にこれほど力を注ぐのは、見事なものだと思う。
また社内プレゼンに限らず、社外向けと考えてもためになる内容が多かった。
なかなかためになった一冊。