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最近読んだ外資系資料作成本3冊の中では一番良かった◎パワポ資料作成だけじゃなく、エクセル、ワードなど求められているものに合わせた資料作成が提案されていて好印象。パワポ部分だけに限れば内容としては十分ではないかもだけど、資料作成の考え方や基本などが具体的な事例に沿って紹介されていて分かりやすい。また、印刷時やデータ提出時の注意点やテクニックなども参考になった。これ一冊手元に持っておけば、仕事力が少しレベルアップしそう◎
以下、ハイライト
・スケルトン⇒ドラフト⇒フィックス
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外資系コンサルが実践する資料作成の基本
パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70
吉澤準特
2014年8月25日第1刷発行
2017年6月25日読了
良くある外資系コンサルが教える資料作成本。1冊くらいは読んで手元に置いておいても良いかと思う。
この本の著者はシステム系なのかも知れないが、資料作成の例示が営業システム改善のプレゼン資料作成を引き合いに出している。
担当者が、資料作成をしてみたら上司からダメ出しが入り、「こうすれば良かった」という形式で色々な資料作成のコツが書いてある。
第1章、第3章が本書のキーポイントであると思うが、1章では「スケルトン作成」と題して、資料を作成していく際にいきなりエクセル、ワードで作り始めるのではなく、目的と相手と理由をハッキリさせてから作ろうということが書いてある。特にスケルトンが資料の設計図になるので大事であり、必ず手書きで作ること。
第2章では、ドラフトの作成(文・表)としてレイアウトの統一や見易さ、書式など「王道」ルールを使うとより見やすい=伝わりやすい資料になる技が書いてある。
第3章では、ドラフト作成(図)として、8タイプのチャートと9の図を使った具体例が提示してあって、ここまでの技を自在に使えたらかなり資料作成のレベルは高いと言える。
が、ここが問題でどの図をどう扱えば良いか?がやはり簡単ではなく、その辺はひたすら自分でトライ&エラーで磨くしかないのかなー。とも。
ただし、その時に闇雲にトライするよりこうした本を元手にやる方が効率もクオリティーも上がると思う。
あくまで色々な資料作成の一手順かも知れないけれど、自分の資料作成の一基準として使っても良いかなと思いました。
特に、考え方としては第1章の手順。具体的な技としては第2章、3章。
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パワポに限らず、誰に(who)、何を(what)、理由を(why)提示するための方法として、パワポ、ワード、エクセルのどれを選ぶべきかから解説している本。
<王道70とあるが70ポイントであり>
1章 スケルトン作成(相手、内容、理由を選んで目次作成まで) ※王道1〜9
2章 ドラフト作成(文章編)
・文章は、テンプレ、書式や配置等
・わかりやすい文章やワークシートはエクセルで作る
※王道10〜24
3章 ドラフト作成(図編)
・図解は、わかりやすく適した図表を選ぶこと
・図形と線の使い方のルールを選ぶこと
・読みやすい色を選ぶこと 王道25〜59
4章 フィックス作成(魅せる資料に仕上げる)
・コンテンツの説得力を強化する
・印刷物の見栄えをよくする ※王道60〜70
であった。とりあえず全体像がわかって、それなりのものを感覚的にではなく、ロジカルシンキングで作成する人にとってはよい助けになるような気がする。
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スケルトンの位置づけを明確に示している。
パワーポイントやエクセルのテクニカルな解説だけではなく、資料のドラフトから完成までのプロセスにも言及がある点は、参考になる。
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仕事で企画書を書くようになったので。
先輩からオススメされ、とりあえず勉強で読んでみた。
色々書いてあって、それなりに参考になったけど、読後に印象に残ってるのは
・スケルトン(全体構成のモック的なもの)作るの大事
・企画書とか報告書の構成には定石がある
他は、必要になった時に見返せばいいのかな〜という感じ。
グラフの形の選択とかは、わりと今まで直感だったので、改めて「こういう場合はこのグラフを使いましょう」という説明は新鮮でした。
あとは、グレースケールでも分かる色使いとか。
パワポのマスターの作り方とか。
テクニック的なところも結構紹介されての、王道70でした。
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20200602
資料(パワーポイント、エクセル、ワード)において、伝わりやすい、かつ、見やすい資料作成の王道を述べている本。がむしゃらに数をこなすことよりも、基本形を意識して無駄を省きながら数をこなすことで、王道のスキル習得ができるはずである。以下記載しているテクニックは実践したい。
//MEMO//
スケルトン作成
・ノーゲス
・ゴールドプレーティングを作らない
1 Who, What, Whyでフォーマットを定める
2 プロファイリングで期待値を把握
4 スケルトン→ドラフト→フィックスでレビュー
6 スケルトンの段階で相手のなぜに耐える理由を示す
8 発想法パターン
・ロジカルシンキング(演繹法、帰納法)
・ラテラルシンキング(類推思考、仮説思考)
・クリティカルシンキング(弁証法、背理法)
・ワークシートをエクセルで作る
19 表項目はツリー階層
20 重複内容はグレーで残す
22 セル結合は使用せず、セルの書式設定→選択範囲内で中央
26 チャート
①タテヨコタイプ(比較)
②関係性タイプ(構造)
③時系列タイプ(変化)
28 星取表では、有りの場合=Y、無しの場合="-"
30 グループ分けをベン図で図解。上に乗せる円は、色を濃色、透過性=50%
31 関係性を図解する。コネクタの接続点をずらす場合、無色の四角形に接続し調整
35 グラフ
①量タイプ(構造)
②変化タイプ(変化)
③分布タイプ(比較)
39 メモリに省略がある場合、=をテキストボックスでメモリに付与
59 エクセルは意味単位で色系統を分ける。
①べた打ちセルは白色背景
②関数算出セルは薄い黄色背景、もしくはフォントの色=青
64 エクセルで印刷時に文章が切れないように、セル末に改行(alt+Enter)
68 不要なスライドマスターを削除
69 ヘッダー/フッター、属性情報の削除
70 資料保存の際に、最終版にするか、PDFにする
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パワポでの資料作成を極めしもの、もしくは極めようとするものが読むべき一冊。
流行りの「外資系◯◯」なので危ない気がしたが、内容が重厚すぎて最後まで読み切ることができなかった。資料作成がメインの業務である方には、多くの益がありそう。
普通の資料作成人は「科学的に正しいずるい資料作成術」で十分。
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分かりやすいし実用的。先輩が後輩に教えるようなことを漏れなく纏めたような感じなのかな。コンサル入社前の課題図書には最適。
ただ、レイアウトなどの細かいところが間違ってると資料全体の信頼性が損なわれる!と説く本書自体に、ちょこちょこと誤植や図のズレ(それも、矢印の指している先が違うとか)があるのが気になった。
あと著者の経歴が不透明で、どこのファーム基準なのかが良く分からないのも微妙。