実践！オフィスの効率化ファイリング

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この手の本を何度も読んでいて、最初は調子良くできているのに挫折するのを何度も繰り返している。結局習慣化できていないのだと思う。一日10分帰り際を実践するのと、ファイルを作った際、スキャンした際の名前の付け方を実践していこうと思う。

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書類が片付かないのは個人ではなく組織の責任。まずは自分からできることを習慣化していきたいと思います。

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①穴あけファイリングは穴を開ける手間、順番の並べ替えの手間、拡張性、スペースの無駄があるため、バーチカルファイリングに利点がある
・平積み、直置きは見つかりにくくばらばらになってしまう
・個別フォルダを太らせすぎるとラベルが見えなくなるので、分冊する（1cmが目安）
・ラベルシールを分類で色分けすることで、分かりやすさが増す
・戻しやすくするには物を8割程度にして隙間が必要

②相互に排他的なタイトルをつける
例：「決算書」「決算書A社」→「決算書B社、C社」、「決算書A社」
・「〇〇関係」、「その他」は書類がまぎれる元なので使わない

③一気にやると後が雑になったり、一度の片付けで終わってしまったりするので、毎日時間を決めて習慣にする

④階層が深くなると分かりにくくなるので、フォルダ数が15を越えるようになったら階層を分ける
・紙と同じ基準でデータも分類する

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この本を読んだおかげで、職場の机周りとパソコンのデスクトップをきれいにすることができた。

職場の文書保管のシステムは、この本にあるように個別フォルダーを立てて置くスタイルだ。先に同じ著者のホームファイリングの本も読んでいたので、よい復習となった。

パソコンのデスクトップの乱雑さは机の上が汚いことと同義、と知ったとき、確かにそうだと思えた。
デスクトップのアイコンをよくよく見てみると、ほとんど使っていなかったアイコンもいくつか存在していた。これを機にスッキリさせることができ、頭のノイズが少し減ったように思う。

他にも、引き出しの片付け方や、名刺の収納法も書かれていて参考になった。

情報のデータ化が私の職場でも進んできており、机の上の書類の量が全体的に減ってきている。自分が一番ペーパーレスに程遠い人になってしまわないか、内心ヒヤヒヤしている。

机の上の書類も、キャビネットの書類も立てて置くことを厳守して、適切な見出しをつけて整理を続けていこう。そして、毎日少しずつ整理することを習慣化して、クリアなオフィスの机と脳内をキープしていきたいと思った。