Outlookビジネスメール効率化＆自動化の教科書

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良書　ビジネスメールに特化した、効率化、自動化のテキスト
Outlook VBAマクロの概要説明がありプログラミングの領域に踏み込んでいる

第５章までは、効率化を扱う
お勧めの作業環境、メール整理、読むそしてその後、書く（パーツとテンプレ）、送信（誤爆を減らす）

第６章は、クイック操作
第７章以降は、Outlook VBA　マクロの解説、３つの強力な「業務自動化ツール」の紹介
（サンプルのダウンロードがあり、索引があるので、マクロ系の逆引きもラクです）
巻末に、Outlook VBA を掘り下げるためのURLも記載があり。

しばらく、Wordの差し込み印字をつかっていましたが、CC：指定できない、すぐ送信されてしまうなど使い勝手が
わるかったので本書で紹介されているツールの方が数段優れているとおもいます。

本書以外につかっているのが、スマホや、PCのメールを相互参照するために、「自分だけに BCC」というのをつかっています

効率化・自動化にて、優れたテキストだと思いました。

目次

はじめに
動作環境について
本書の構成
本書が依拠する「インボックス・ゼロ」の考え方
本書で扱う画面について
サンプルファイルのダウンロードについて

第1章　作業効率をUPする「環境設定」テクニック
01　「閲覧ウィンドウ」の表示位置を変更する
02　「優先受信トレイ」は表示しない
03　「スレッド表示」は使用しない
04　「ToDoバー」で予定を確認する
05　「Outlook Today」を活用する
06　「オリジナルのリボン」を作る
07　「クイックアクセスツールバー」によく使う機能を追加する
08　「メールの自動保存」で保存漏れを防ぐ
09　「メール本文の形式」を変更する
10　「お気に入りの連絡先」によく使う連絡先を登録する

第2章　メールを「整理する」時の効率化テクニック
01　「受信トレイを用いたタスク管理」の考え方
02　「進捗」でメールを分類する
03　「業務」でメールを分類する
04　「分類」が設定されたメールを「検索フォルダー」で管理する
05　未読メール・特定の人とやり取りしたメールを「検索フォルダー」で管理する
06　広告・ロボットメールを「自動仕分け」で移動する

第3章　メールを「読む」時の効率化テクニック
01　新着メールは「メッセージウィンドウ」で読む
02　読み終わったメールは「アーカイブ」に送る
03　「検索」で目的のメールを効率的に探す
04　「条件付き書式」で重要なメールを強調表示する
05　受信メールから「予定表」に登録する

第4章　メールを「書く」時の効率化テクニック
01　メールを「書く」時は極力マウスレスで行う
02　メールにすばやく返信する
03　メールをすばやく作成する
04　定型文を効率的に入力する4つのテクニック
05　「単語の登録」で挨拶文やよく使う文言を登録する
06　「署名」を使って定型メールを作成する
07　長い定型文は「クイックパーツ（定型句）」に登録する
08　「テンプレートファ��ル」で定型メールを作成する

第5章　メールの「誤送信と誤操作」を減らすテクニック
01　メール誤送信の原因と対策
02　「連絡先の登録」で誤送信を防ぐ
03　「連絡先グループ」でチーム全員に連絡する
04　「送信遅延設定」で誤送信をキャンセルする
05　「ゴミ箱ボタン」を隠して誤削除を防ぐ

第6章　「クイック操作」を使った自動化テクニック
01　「クイック操作」でメールを「アーカイブ」に送る
02　「クイック操作」でメールに「分類」を設定する
03　「クイック操作」でメールを転送する
04　「クイック操作」で定型メールを作成する
05　「クイック操作」でメールから予定を登録する

第7章　Outlook VBAの「準備」をする
01　VBAについて
02　Outlook VBAについて
03　Outlook VBAはExcel VBAよりかんたんに習得できる
04　「開発」タブとVisual Basic Editorを開く
05　はじめてのVBAを実行する
06　開発のリスクと対応方法を知る

第8章　VBAの「基本」を知る
01　変数を設定する
02　変数内のデータを編集する
03　フロー制御ステートメントについて
04　条件分岐を行う
05　演算子とインデント
06　繰り返し処理を行う
07　その他の便利なステートメント

第9章　VBAの「オブジェクトとプロパティ」を知る
01　オブジェクトとプロパティ
02　MailItemオブジェクトを操作する
03　MailItemオブジェクトのプロパティ
04　受信したメールの情報を取得する　その1
05　受信したメールの情報を取得する　その2

第10章　VBAの「メソッド」を知る
01　MailItemオブジェクトのメソッド
02　メールの基本操作を自動化するメソッド
03　受信したメールに対するメソッド
04　知っておくと便利なメソッド

第11章　OutlookにVBAを組み込んで使用する
01　Outlookに組み込むタイプのVBA
02　Outlookでプログラムを作成する
03　Outlookでプログラムを実行する
04　Outlookでイベントからプログラムを実行する
05　Outlook VBAのイベントを活用する

第12章　Outlook VBAでメール業務を「自動化」する
01　サンプルプログラムを使用する前準備
02　サンプル①特定の件名のメールに自動返信する
03　サンプル②特定の文字を件名に含む場合に送信をキャンセルする
04　サンプル③誤送信防止機能を追加する
05　サンプル④指定したドメイン以外のアドレスにメールを送る場合にアラートを表示する
06　サンプル⑤受信したメールの添付ファイルを自動で保存する

第13章 Outlook VBAによる「業務自動化ツール」を活用する
01　3つの業務自動化ツールを使う
02　一斉メール自動下書き／送信ツールAutoMailerDraft
03　受信したメールを自動取り込みするAutoMailer
04　エクセル集計おまとめ君

Outlookの主要ショートカットキー一覧
索引
今後のプログラミングの勉強方法
参考文献／参考URL
著者プロフィール

ISBN：9784297130121
。出版社：技術評論社
。判型：A5
。ページ数：456ページ
。定価：2700円（本体）
。発売日：2022年09月27日

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効率化に特化した内容で他の書籍にはない情報も載っていました。リボンのカスタマイズについては、筆者が実際に設定しているものも載せており利用イメージがより湧きやすかったです。

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アウトルックでの手間や、メールを書くときの手間をどうにかして減らしたいと思い購入しました。特に効率化・自動化というタイトルに魅せられて購入。

前半はアウトルック操作・メール作成にまつわる効率化のテクニック、後半はマクロについての解説という大きく分けて二本立てでありました。

・・・
前半の効率化テクニックは、まあ普通、でしょうか。アウトルックのショートカットやアーカイブ等、やれば効果のある手法がきちんと解説されています。

但しですね、本書は結構分厚いんですよ。ゆえに、レファレンス的に使うという使い方なのかもしれませんね。

ちなみに私は、本書を読む前に「アウトルック最速仕事術」という書籍を読んだのですが、そちらの方が薄くて手に取りやすく、分かりやすかった印象です。

・・・
他方、マクロの解説は特徴的だと思いました。

当方はシステム開発の経験があるので、見よう見まねでVBAがいじれるようになりましたが、本書のように、VBAを一から説明しているのは珍しいのではと思います。しかもこれ、Outlookを業務で使うという前提で、Excelで書くことを第一に教えているのです。

さらに、アウトルックで特徴的なオブジェクトを説明し、どのように使うのかを具体的に述べています。

あ、あと、Excelから起動するのではなく、OutlookのアプリケーションからVBEを立ち上げ、そこに直接コードを書き、マクロを走らせる方法について書いてあるのも面白いなあと思いました。

惜しむらくは、うちの会社の環境がOffice365で動いており、Excelで書いたコードがうまく機能しなかったことです（マクロは、使用禁止になっているローカルのOutlookを立ち上げようとし、そこでエラーとなる。私が使っているシンクライアント上のOutlookをマクロで立ち上げることができない）。

まあこれも調べれば解決できるのだろうけど、どれくらい時間がかかるか分からず、また大量にメールを捌く業務に従事しているわけでもないので、（使えればいいのですが）ひとまずOutlookでのマクロ使用は後回しにしたく思います。

・・・
ということでOutlook効率化の本でした。

大量の定型メールに苦慮しておりマクロを使って解決したいという方には最適な本かと思います。一般的なOutlookの操作テクニック・効率化なら上記の「アウトルック最速仕事術」の方がお勧めですね。

でもいつか、Excelからマクロを走らせOutlookに自動で繋がる環境を作りたいなあと考えております。