「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法

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第1章 メール力をつけると仕事がうまくいく
01 超速で書けるようになる
02 上司から信頼される
03 仲間から応援してもらえる
04 時間の使い方がうまくなる
05 ミスが減る
06 早帰りができるようになる
07 書く仕事が好きになる

第2章　これさえ押さえれば安心！　メールの書き方
01 どこに何を書けばよい？
02 タイトルでメールの価値が決まる
03 必ず読まれるタイトルのつけ方
04 結論がズバリわかるようにする
05  説明がうまくいく３つの手法
06 手法①　理解力が上がる「箇条書き」
07 手法②　説得力が増す「対比法」
08 手法③　モレがなくなる「６W３H」
09 役に立つ署名をつける
10 冷静にそして客観的に
11 ワンセンテンス・ワンメッセージ
12 ムダな言葉は消してスッキリさせる
13 カタカナ言葉や業界用用語、略語はほどほど

第3章　メールでコミュニケーション力を高める
01 宛先は誰にする？
02 上司はメール派、それとも会話派？
03 社外の人の連絡手段を聞く
04 相手に合わせる「ミラー返信」
05 クイックレスポンスを習慣にする
06 相談はメールだけで済ませない
07 目上の人に書くと失礼なこと
08  読み手に負担をかけない
09 異動の挨拶で心がけること
10 相手をやる気にさせる
11 上手に断る
12 お詫びはスピード勝負

第4章 正しい言葉を使って書く
01 意外と悩ましい宛名の書き方
02 敬称はこれで完璧
03 今どきの話し言葉をそのまま書かない
04 敬語に自信がありますか
05 文体を使い分ける
06 気をつけたい3つの言葉
07 会社名に「様」をつける？
08 似た言葉の違いを知る
09  自分の会社の社長をどう書く？

第5章 協力してもらえるように書く
01 マジックフレーズを入れる
02 クッション言葉を使う
03 最後の一文でよい印象を残す
04 前向きに伝える
05 上司が嫌がる言葉とは 
06 丁寧すぎる注意報
07 目に優しい文字にする
08 「返信不要」をソフトに伝える
09  金曜日にメールを送るとき

第6章　超速で書く
01 毎回名乗る？　名乗らない？
02 ビジュアルに凝らない
03 テンプレートを作る
04 単語登録をする
05 マイフレーズ集を作る
06 署名をもっと活かそう
07 インラインで質問に答える
08 たった1行の速報メール
09 報告書を速く書くコツ

第7章　テキパキと処理する
01 作戦タイムを取る
02 制限時間を決める
03 都合のよい人にならない
04 送信済みメールを読み返さない
05 すべて返しなくてよい
06 優先順位をつける
07 社内と社外、書き方を変える
08 集中タイムを持つ
09 大事なメールを見落とさない
10 ゴミ箱に捨てるタイミング

第8章　ミスなんて絶対しない
01 添付ファイルを漏らさない
02 添付ファイルを間違えない
03 添付ファイルが大きいとき
04 第三者への誤送信を防ぐ
05 宛先の名前や社名を��違えない
06 伝達メールは○○○○で書く
07 「言った」「言わない」を防ぐ
08 リマインドメールを送る
09 変更や修正をお願いするとき
10 人間関係をこじらせない

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基本的なことがまとまって書かれている。時々読み返したい。コロナの影響でテレワークになり、メールでのコミュニケーションが圧倒的に増えた。間違えて覚えていた部分があり、気づいて良かった。

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メールの効果的な書き方や効率的な処理の仕方がわかる本です。
主要コミュニケーション手段として、メールは今ではビジネスにおいて必要不可欠なものになっています。
ただ、メールの処理に時間を取られて困っている方は多く、電話で話したほうが早いなどで、苦手という方も実は多いようです。
送る相手やシチュエーションなど、メールの目的の沿った、最低限伝えればいいことの考え方を知ることができれば、その問題を解決できるかもしれません。
この本では、上司の信頼を得たり、部下を動かしたり、ミスを減らしたり、生産性を高めたりする文章の書き方や文例が紹介されています。
メールに費やす時間を減らすテクニックなどもあり、苦手意識の強い方だけでなく、仕事でメールを使う多くの方が使える1冊ではないでしょうか。

【特に覚えておきたいと感じた内容の覚え書き】

「はじめからメールが得意な人はいない。苦手意識があり、誰かに認めてもらえなかったり、作成に時間がかかってしまったりしても、絶対に自分を責めず、もっと成長したいという前向きな気持ちを持つことが大切。」
「文章をうまく書けなくても、読み手に言わんとすることが伝われば合格。ササッと書き、受け取ったメールテキパキと片付けることで、メールに振り回されず、本当にやりたい仕事に時間を費やすことができる力をつける。」
「伝えたいことを整理してからでないと、わかりにくいメールになる。読み手の立場ならどんなメールだと読む気になるか考えてみる。相手の立場になって、読み手が『知りたい』『興味がある』『得になる』ことを想像し、思いついたら単語でよいので、紙のメモやメール作成画面に洗い出す。入力はその後。」
→それぞれのシチュエーションごとのスキルの上げ方も多く紹介されていますが、日々成長すること、最初から完璧を目指す必要はないこと、事前の準備が大事なことなど、仕事、コミュニケーションの基本が、メールのやりとりでも使えるのだということがわかります。

【もう少し詳しい内容の覚え書き】

・はじめからメールが得意な人はいない。苦手意識があり、誰かに認めてもらえなかったり、作成に時間がかかってしまったりしても、絶対に自分を責めず、もっと成長したいという前向きな気持ちを持つことが大切。
・文章をうまく書けなくても、読み手に言わんとすることが伝われば合格。ササッと書き、受け取ったメールテキパキと片付けることで、メールに振り回されず、本当にやりたい仕事に時間を費やすことができる力をつける。

○これさえ押さえれば安心！メールの書き方
・タイトルを見れば内容が想像できるようにする。受信者は届いたメールの送信者とタイトルで優先順位をつけたり、捨てるかを瞬時に判断する。「これは大事なメールだ」と思わせるタイトルをつける。コツは、①会議の日付や名称などを入れ、対象や条件を絞り込む、②開催連絡、出欠確認、資料送付、○/○までなど、結論や目的、相手に期待する行動を【　】に入れてタイトルの先頭に持ってくる。
・悩む時間を減らすにはパターンを決める。まず「自分はなんのためにメールを送るのか？」と自問自答してみて、目的を入れて書く。次に結論で、「読み手にどうしてほしいか」を考える。この2つをはじめに持ってくると、言いたいことが相手に伝わる。
・目的、結論の後に詳細となるが、コンパクトにまとめる。箇条書きは、伝えたいことが複数あるとき、情報を整理して伝える時に向く。①重要度の高い順、②相手が知りたい順、③時系列、④操作などの手順、⑤数が多い、大きい順、⑥五十音順やアルファベット順、⑦返信時の受信メールに書かれている順、⑧アピールしたい順、といった項目を並べると、読み手は情報を整理し直したりせず、一度読めば理解できる。多くても7つまでが目安。
・対比法を使い、セットにすることで、モレやダブリを防げる。違いが明確になるので、説得力が増す効果もある。

○メールでコミュニケーション力を高める
・宛先は一人に絞るのがベスト。「このメールはあなたのために書いた」という思いが届く。受け取った人は、返信や対応を自分でするしかない。宛先を増やすと、当事者意識が減る。先方の担当者が複数なら、1人を宛先、他をccにする。
・社外の人と仕事をするときは、メール、固定電話、携帯電話などの連絡手段の優先順位をたずねる。緊急時には2位以下の手段に連絡することの了承を得ておく。
・メールの書き方の好みは人によって異なるので、書き手が相手に合わせて臨機応変に返信すると、スムーズなやりとりができるようになる。相手のメールを読んで、長いのか・短いのか、文体がかたいのか・やわらかいのか、などを判断して、それに合わせて返信するだけで、相手は読みやすい。

○正しい言葉を使って書く
・宛名の書き方は、社内ならルールがあれば従うが、なければ、いきなり本題に入ってもよい。社外向けは、はじめてやりとりする人には礼儀正しく、企業名、部署名、役職、氏名（フルネーム）を書く。メールのやりとりが増えたり、おつき合いが長くなれば、省略してかまわない。

○協力してもらえるように書く
・コミュニケーションの潤滑油となるマジックワードを意識する。「ありがとうございます」が最も使いやすい。お礼を言われて嫌になる人はいない。メールのはじめあたりに入れると、出だしから印象がよくなり、そのあとの本題を読んでもらいやすい効果がある。小さなことでよいので、お礼を言うことを見つける。
・やわらかさを醸し出す「クッション言葉」を使う。「恐れ入りますが」や「よろしければ」が代表的。質問、提案、お願い、意向に添えないときなどに使える。文の先頭にちょこんと置くだけで、読み手をおもんばかる気持ちを表現することができて便利。断る時の「残念ですが」「申し訳ありませんが」も効果がある。
・別れ際の印象は残りやすい。「お待ちしています」「楽しみにしています・心待ちにしています」「よろしくお願いいたします」の3つで、メールも印象よく終えたい。最後は同じでも、「どうぞ」「何とぞ」「引き続き」「今後とも」など、文頭につける言葉を取り替えると、バリエーションが豊かになる。
・事実を淡々と書くと、クールな印象を与えることがある。「感じが悪い」と誤解されないよう、「できません」→「いたしかねます」や「ありません」→切らしております」など否定形を肯定形にする、言いにくいことを伝える際に「よい話ではないのですが」「本日は残念なお知らせをしなければなりません」など前置きする、よいことと悪いことを伝える時はよいことを後にする、という3つの方法で、前向きに伝えてみる。

○超速で書く
・日報をメールで書く時は、時系列で書く。箇条書きの項目を、過去、現在、未来の順に並べる。今日の行動を朝から順に書き、振り返り、最後に明日の計画や今後の改善策を書く。時系列という大きな流れを決めると書きやすい。情報が整理され、読み手も理解しやすい。
・議事録は、会議で決まった「結論」を先に書く。次に経緯や理由を書き、話し合った内容をコンパクトにまとめる。最後は今後のこと、次回予定や懸案事項を書く。未来につながることは最後なのは、日報と共通。

○テキパキと処理する
・伝えたいことを整理してからでないと、わかりにくいメールになる。読み手の立場ならどんなメールだと読む気になるか考えてみる。相手の立場になって、読み手が「知りたい」「興味がある」「得になる」ことを想像し、思いついたら単語でよいので、紙のメモやメール作成画面に洗い出す。入力はその後。
・メール処理は、いつやるか、どのくらいやるか、どこの誰に送信・返信するかをあらかじめ計画するのが大切。ToDoリストやメモに書き出しておくと、うっかり忘れやミスがなくなる。何事も計画ありき。一日の業務の流れを計画してから始める。送信者とタイトルだけ確認し、処理時間を30分以内に設定し、集中して処理する。

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7月20日新着図書【簡単なように思えて実は悩みどころが多いメール。相手の表情が見えない中でのやり取りですので、齟齬も生じやすいです。相手が理解でき、かつ感じ良く受け取ってくれるメールの書き方、ちょっと覗いてみませんか。1テーマ見開き1ページずつで分かりやすく頭に入ります。】
タイトル : 「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法
請求記号 : キャリア670:Su
URL：https://mylibrary.toho-u.ac.jp/webopac/BB28202862

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基本的なことがとてもわかりやすく簡潔に書いてあり、復習＆再確認となりました。
若手メンバーにも簡潔に伝えやすくなりました。
メール作成はいまだに時間がかかるため、考えすぎずシンプルに送るようにしたいと思います。