アウトルック最強時短仕事術 メール処理をスグに片付けるテクニック

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色々と使えそうなテクニックが紹介されています。
別の本によっては正反対の使い方を主張するものもあるので、そこは自身で判断して取捨選択していくのが良いかなと。

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アウトルックのテクニック集。
メールの作法みたいな内容もあるが、それらは私には不用でした。
以前読んだ類似本のほうが新たな発見が多かったです。

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アウトルック［最強］時短仕事術　メール処理をスグに片付けるテクニック
著：守屋　恵一

けっこうわかりやすかった

冒頭にあった本書を読む前に集約されているキーワードは以下です

ショートカットキー
テンプレート活用
マクロの活用
自動仕分け

そして、常に時短を意識しつつ、やり方を改良すること

気になったのは、以下です。

■メール仕事の第一歩

・アウトルックの時短の一歩は、初期設定の変更
・受信者に表示する自分の名前を設定しましょう
・アーカイブフォルダーを作成しよう
・不要なメールは即削除
・メッセージの表示間隔を詰めます
・メールの表示は、３列表示で
・閲覧ウィンドウは非表示に
・署名を設定する

・読みやすいメールを書く
・件名は具体的でわかりやすく
・簡潔で流れがあると見やすい
・改行と空行を適切に入れる
・箇条書きにすると読みやすい

・返信時に元のメールを残すと分かりやすい

■メールの整理

・基本的に、相手のメールはなるべく早く返信

・メールの検察は３通りで
　①リボンを利用
　②検索ボックス
　③高度な検索

・重要なメールはタグや色分けでめだたせる
・タスクに組み込んでおく
・自動仕分けを使う

■メールのミスゼロに

・メールの最大の欠点は送信後に取り消しができないこと
・誤送信をふせぐのは、新規メールではなく、もらったメールを返信の形で
・ＢＣＣ，ＴＯ，ＣＣを取り違える
・時間がかかる要件は、とりあえず、まず返信
・フラグとアラームをかけて、返信し忘れを防ぐ
・返信要のメールをとにかく目立たせる⇒色分け、フォントの変更など
・一定時間送信できないオプションを使う
・ファイルの添付わすれ、まず添付してしまう

■作業時間を短縮する

・ショートカットキー
・リボンを使う機能のみにカスタマイズ
・クイック操作で、おきまりのＢＣＣを設定する
・テンプレートを使う

■その他

・ｃｃをまとめてグループ登録しておく
・アラーム設定しておく
・Ｇｏｏｇｌｅカレンダーと同期する

Contents

本書を読む前に

第1章　アウトルックでのメール仕事の第一歩
01　メールの整理方法はこれが最善手
02　最初に変更しておくべき設定はこれだ！
03　閲覧ウィンドウを見やすく変更する
04　最初に変更しておくべき設定はこれだ！
05　同じアカウントで複数の署名を使い分けるには
06　受信メールを確認しながら返信を書く
07　読みやすいメールとは何かをおさらいしておこう
08　返信時に元のメールを引用して残す

第2章　メールの整理方法はこれが最善手
01　メールを受信したらまず4種類に分類する
02　メールチェック間隔は仕事に合わせる
03　フラグをメール管理に活用する
04　フォルダー分けは最小限にとどめる
05　同じ相手からのメールをパッと一覧表示する
06　クイック検索でメールをすばやく探し出す
07　詳細な条件の組み合わせでもっと手早く検索したい
08　「検索フォルダー」は活用必須の便利テク
09　メールを色分けしてタグ機能を実現する
10　仕分けルールでメールを自動的に処理する

第3章　メール仕事に関わるミスをゼロにする
01　メールの致命的ミスはこれだけある！
02　回答に時間のかかる用件はとりあえず返信しておく
03　フラグとアラームで返信し忘れを防ぐ
04　重要な相手からのメールに色を付けて見落としをなくす
05　不適切な文面をそのまま送信しないように工夫する
06　ファイルの添付し忘れを防ぐ
07　大容量のファイルは添付以外の方法で送る
08　重要なメールはスマホに自動転送したい！
09　重要な顧客からメールが来たら通知を受け取る
10　自分の作業時間を相手に知らせないようにメールを送りたい
11　特定の相手からのメールを社内のメンバーに自動転送する
12 中華中に届いたメールには自動応答で対応する
13　スヌーズ機能をアウトルックでも利用する

第4章　メール仕事の作業時間を劇的に短縮する
01　ショートカットキーを一生懸命覚えるのは無駄！
02　リボンに必要な機能のみを集約したタブを作る
03　よく使う機能にショートカットキーを割り当てるには
04　BCCへのアドレスを瞬時に追加する
05　定型的なメールをもっとすばやく書く
06　テンプレートを使って定型メールを作成する
07　宛名から結びのあいさつまでを3キーで入力する
08　内容を確認しながらテンプレートを挿入する
09　添付ファイルを保存する前に内容を確認する

第5章　連絡先を整理してアウトルックを倍速にする
01　同じ勤務先の人をすばやく連絡先に追加する
02　大量の連絡先を一気に登録したい
03　連絡先を属性別に分類して整理したい
04　連絡先を会社別にリストアップする
05　必ずCCに入れる相手は連絡先でグループにしておく

第6章　スケジュールとタスクを使いこなす
01　新しい予定を登録・編集する
02　予定の時刻が近づいたらアラームを鳴らす
03　「毎月第1月曜日」のような繰り返しの予定を入れたい
04　Googleカレンダーとスケジュールを同期する
05　予定をジャンル別に色分けして表示する
06　メールで受信した内容を予定として追加する
07　予定を参加者にメールで知らせる
08　アウトルックで設定したスケジュールをスマホで確認する
09　大切なタスクを忘れずに実行するには
10　今日の予定とタスクを一覧表示して確認したい

第7章　アウトルックをさらに便利にするテクニック
01　アウトルックとほかのサービスを連携するには
02　受信したメールの内容をEvernoteにコピーする
03　添付ファイルをDropboxにアップロードする
04　致命的な宛先ミスを防ぐには
05　英語など外国語のメールを手軽に翻訳する
06　添付ファイルを自動的にGoogleドライブに保存する
07　同じ文面のメール��宛名を挿入して一斉送信する
08　動作がおかしいときはアドインを無効にする

ISBN：9784297110079
出版社：技術評論社
判型：A5
ページ数：224ページ
定価：1480円（本体）
発売日：2019年12月19日初版第1刷
発売日：2020年06月12日初版第2刷

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メール整理が早くできないかな？と思い「アウトルック最速仕事術」と共に読んでみた。
「アウトルック最速仕事術」がとにかくこの通りやってみろ！、というシンプル作りなのに対し、こちらはアウトルック自体だけでなくメールの作法や、アドインのことまで書いてあって、どちらかというと辞書的に使える感じ。

どちらが「時短」になるかというと、圧倒的に「アウトルック最速仕事術」の方なのだけど、１冊だと少し不便なところもあり、こちらの本も読んでみたところ僕は「フラグ」を活用するというところだけ、この本を参考にしてやってみた。２０年もOutlook使ってて「これ、意味あるのか？」と思ってた機能だったのだけど、使ってみたらお陰で受信トレイが毎日空にになって気持ち良いです。

メールの整理については、

1.返信する必要がある。→メールにフラグをつける。
2.返信は不要だが覚えておく必要がある。→受信トレイにそのまま保存する。
3.忘れても良いが後で読み返すかもしれない。→メールをアーカイブする。
4.関係ないのであと読み返すこともない→無視または削除する」

と本に書いてあるのを、

1.返信する必要がある。→返信してアーカイブまたは削除。今、返信出来ない場合は「２」同様フラグを立てる
2.返信は不要だが覚えておく必要がある。→フラグを付けて、見返す日付を入れてアーカイブ。必要なくなったらフラグを外す。
3.忘れても良いが後で読み返すかもしれない。→メールをアーカイブする。
4.関係ないのであと読み返すこともない→削除する

というふうに運用すると受信トレイを空にできます。

全部読むと逆に混乱すると思うので辞書的に使うのが良いと思う。