ビジネスメールの鉄則 もう他人にも時間にもふり回されない！ みんなのレビュー

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会社でのメールは英語で書くことが多いのですが、ビジネスでメールを書くときの注意事項は言語によらないと思い、この本を手に取ってみました。

私が会社に入ったころは、上司のハンコをもらった文書をFAXという時代でしたが、2000年頃を境にして電子メールにとって代わったような気がします。

電子メールになって同時に複数の人へ発信するのが楽になった反面、一人が受け取るメールの数が格段に増えてきたのも事実です。この本に書かれていることを参考にして、メールに振り回されないで、効率的に仕事を進めていきたいと感じました。

以下は気になったポイントです。

・事前に「何を書くか」を決めておき、それを箇条書きにする（ｐ１２）

・メール処理に追われないために、1通を処理する時間を減らすとともに、処理するメールの絶対数を減らすことも大切、１つのメールには１つの用件を伝えるのが基本（ｐ１５）

・忙しくて返信ができない時でも「とりあえずメール」を返信する（ｐ２０）

・相手の質問には、「引用文」を活用して答えると、話の流れがわかりやすい（ｐ３７）

・メールで相手を怒らせた場合には、メールではなく電話で謝るべき（ｐ４９）

・伝わらなければ困ること以外は、思い切って捨てる、余計な文章をそぎ落とすために、１）型を決める、２）箇条書きを活用する（ｐ５９）

・良い件名は、「名字のみ＋用件（ｘｘの件）」である（ｐ８８）

・１行の文章は、およそ２５－３０文字、句読点や文節で適度に改行を入れる（ｐ９７）

・ビジネス文書、メールで共通している絶対ルールは、意見と事実を明確に区別すること（ｐ１２１）

・意見や推測の場合、「なぜそう思ったのか」（理由）を明確にすべき（ｐ１２３）

・報告メールに求められる３要素は、１）早い、２）正確（特に数値や日時、事実）、３）わかりやすい（箇条書きを活用）である（ｐ１３７）

・返信メールに求められる３要素は、１）２４時間以内の返信、２）引用文を活用、３）相手からの質問に全て答える、である（ｐ１３９）

・企画書（提案書）のおおまかな流れは、１）提案理由、２）現状と問題点（数値も入れる）、３）改善案（改善の効果）である（ｐ１４８）

2012年1月14日作成

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たぶん似通った本はたくさんあると思うけれど・・・
日常仕事でメールを使う人は一読しても良いと思える一冊。
細かなテクニックはともかく、メールが相手に与える影響は少なくない、ということは覚えておかなければならないだろう。

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仕事の仕方（姿勢）にもつながることが多く書いてある。読みやすい。

165　宅ファイル便、データ便、ZIP
12　何を書くか決めて箇条書きにする　型にはめる　チェックする時間を決める　メールの絶対数を減らす（不要な質問はしない）
20はやめに返信する　確認する添付ファイルがある、自分が返事をしないと進まない、回答「メールを受け取りました、返事をします」
38　出社してすぐメールチェックしない。メールの返信は届いてから24時間以内
45　×～してください　○～いただけますか？ご対応お願い致します。
57　短く簡潔にわかりやすく。ひとつ1テーマ
58　型、箇条書き
63　質問をナンバリングする
74　忙しいときこそ、書き方に注意（メールでは負の感情は表さない）
３大不快メールー命令、詰問、無礼
相手が投げ返しやすいメールを送る
相手を言い負かすこと、命令して無理矢理動かすことがメールの目的ではない。仕事をスムーズに進めるためにメールを送る
80　自分の都合より、相手の都合優先
転送した理由を書く
87　お客さんへのメールには、氏名＋会社名
95　誤解がない、情報に漏れがない５W1H、読みやすい（1行25-30字、改行）
101
長文にお付き合いくださり有難うございました。
なにとぞ、よろしくお願い致します
ご検討のほどよろしくお願い致します
それでは、またご連絡いたします。
123　意見と事実を分ける　根拠を入れる
137　報告メール　早い、正確、箇条書き
153　相手に逃げ道を与える
相手の不義理を攻めたい気持ちをぐっとおさえる。最終的に仕事がうまくいけば、丸く収まるから。
162　単語登録＠
189　相手に望む行動をしてほしいなら、上から目線や指図は避ける。メールだけでなく、人間関係全て。