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テンプレート化のメリットとテンプレート化を継続する方法を学びたくて読んだ本です。
この本で学んだことは、
・テンプレート化のメリットは、効率性、生産性、正確性、非属人化である。仕事が効率化されることでより生産的な業務に専念できる。また、漏れなく正確に仕事をこなせ、人に任せることもできる。
・「定型、非定型」と「属人、非属人」で仕事を分類し、テンプレート化していく(4つの象限がある)。定型かつ非属人の仕事がテンプレート化で力を発揮するが、非定型かつ属人的な仕事であっても部分的にテンプレート化でき、他の者が真似することで全員の底上げができる。
・何のためにテンプレート化するのか、その目的を明確にして継続化する。
という点です。
そして、この本で学んだことを生かすため、
・テンプレート化する仕事を選ぶ。
・その仕事をテンプレート化する。
ということを実践します。
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効率化を目指しているなら、読む価値は無くはない。実際は誰しも仕事の書類等何かしらテンプレート化してるはず。
読んで良かった点は、テンプレート化の仕方の再確認になったこと、考え方もテンプレート化でき優先順位等の明確化にその作成が一役買うこと、自分のためだけではなく他人に教えるためにテンプレート化が役に立つことです。
いろいろと業務上のプロセスを考え直す機会をいただきました。
※以下備忘録
テンプレートは記録することでできる。目的は効率化。
一日一回今日の業務で効率化できるポイントを考える。
いつ改善するか転記。
つくるテンプレート
・電話
・飛び込み
・各種紹介書
・日付ごとの社内業務
・契約、決済時テンプレート
・ドキュメントテンプレート
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期待していたほどテンプレート化の事例やコツが書かれていない。
「仕事をテンプレート化すると効率が上がるよ」という作者の主張は分かるのだが、そう思ったからこの本を買ったのであって、それ以上のことがあまり書かれていないのは残念である。
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そこまでやるか、というところまでテンプレート化している著者に驚いた。だが、新人にもこのようなテンプレがたくさんある会社は本当にありがたいだろうと思うし、そういう組織にしていきたい。話題のテンプレ、ショートカットキー、メール、電話対応、金言集、モチベーションアップ、残業振り返り、取材準備。
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残業続きなので、何かアイデアはないかと思い読んでみる。
ルーチンワークをテンプレート化することで、大分時間短縮できそう。
同じような悩み持つ人には一読を勧める
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思想の部分が多くて、手段が少なかったのは残念だが、さらーっと読んでも学べる部分はあった。
・iPhoneメモの有効利用法
・メール送信前のチェックシートは使える
・ガチャ切り管理シート、使える
・コーポレートサイトの見どころチェックシート使える
・マイミシュラン、作らないと
こういった種の本は、いかに自分の仕事に取り入れるかが重要だから、月曜から行動開始。
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予想の範囲内。驚いたことは何もなかったけれど、著者のメモ癖には感心した。ここまでマメにできれば大したものだ。そういえば身近にいるビジネスで大成した人も、とってもマメでメモ魔だったことを思い出した。
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今自分でできてることの再確認みたいな感じ。
でも、できてる人はあまりいない。
内容自体は平易なのでテンプレート化、を考えたことがない人に説明するのにはよい。
読書会とかするといいかも。
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同じような中身の本はいくつか読んだが、タイトルの通りのシンプルな中身の本。自分の仕事だけでなく、自分と同じ仕事を他の人もできるようになることが素晴らしい。
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テンプレートの説明もありますが、後半は著者の仕事TIPS本のような感じに(それはそれで参考になったが)。
コツとして①5W2H②時系列③大中小の分類分けは参考にしたいかなと。
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この本を読む直前に「なぜあなたの仕事が終わらないのか?」を読んだので、
非常にかぶる部分が多かった。
テンプレートを使って短時間に漏れのない行動が出来るようになる事を自分の体験をもとに紹介している。
しかし「仕事の効率化をするため」「時間を作るため」レベルでは長続きはしないので継続させるためには、仕事を効率化させて、何がしたいのか?、空いた時間で何をしたいのか?
と目的を掘り下げることを推奨している事は、他の事でも当てはめるとても大事な事だと思った。
テンプレートの種類
・5W2H
・時系列:
例)アポ取得日→3日前→前日18時→当日朝→出発直前
・大分類・中分類・小分類
例)アポの確定→必要な持ち物の確定→調達・用意→確認
テンプレートを作成する手順
・5W2H:その仕事の目的を明確にする
・目標達成に必要な要素を「時系列」「大・中・小分類」に沿って分類する
・分類した項目をチェックリストやマニュアルなどの枠組みにし、効果的なやり方や注意点など自分で経験し記録保存しておいた知見やコツを当てはめる
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仕組み化苦手な人にもわかりやすい。
理論に留まらない、具体的な行動に落とし込みやすい。
現場で使っているテンプレート例が豊富
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仕事・生活に使えるテンプレートのチェックリストを具体的な例を用いて分かりやすく紹介した本。
様々な本でも推薦していることだが、チェックリストを有効利用することで、日常業務の七割強を自動化できる。自動化することで頭でやるべきことの手順を考えるという不確定要素と非効率さを概ね削減することができる。
自分は学生なので、本書で述べられた内容を勉強面に応用してみようと思う。
例えば、朝の通勤電車の中で行うチェックリストをつくる、曜日別で該当講義に必要な持ち物のチェックリストをつくる、など。
実際以上のことを実践しているが、最初は見積もりを誤ってしまい、全て行うことができなかった。なので、レビューをし、リストの取捨選択をその度に行っている。
これがチェックリスト作成の醍醐味で、チェックリストを常に最新の状態に更新し続け、精度を高めていくということである。チェックリストの正解は個人に委ねられ、更新頻度に乗じて正解に近づくのは間違いない。
しかし、正解に一致しないチェックリストは少なくない。なぜなら、現実は常に予期せぬ現象が起こる可能性があるからだ。
その減少による損失を最小限に抑えるためにも、チェックリストを日々更新し、正解の極限に近づけていくことが重要であると感じた。
本書では、「テンプレートのチェックリストを一つ作成するたびに食費に500円加算、現存するテンプレートを一つ更新すれば300円加算」とユニークなモチベーションキープのメソッドを述べており、印象に残った。
仕事の効率化を目指している方は本書を手にとって損はないだろう。
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ちょうど仕事でテンプレートを活用しよう!という話になっていたので、よいタイミングと思い通読。タイトルからは想像できなかった仕事効率化への思想にまで踏み込んだ本だった。ソフトウェアの標準化にもつながる話と思った。ソフトウェアのほうへの単純な応用はできないが、一読してエッセンスを取り入れておくことは有用と思う。
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「仕事の75%はテンプレ化できる」という思想を元に、テンプレについて記述された本書。
効率化はマイテーマであることから、興味深く読みました。
なにごともラクしたい、ラクするための手間(矛盾w)は惜しまないので、テンプレ面倒とかいうハードルはなく
すんなり読むことができました。
仕事のドキュメントやブログ記事のテンプレ作りはやってましたが、
今後さらにテンプレ化を推進していきたい。
本書に取り上げられている例だと、署名機能を使ったメールテンプレは
有効だと思いました。
なお、自分の課題だけど解決できなかったこと…
テンプレをチームで共有、どんどん改善していくというのは理想ですが、
これがどうもうまくいきません。
使いっぱなしで改善がされない。
みんなで改善すればみんな助かるのになあと常々思います。
この答えについてはありませんでした。
チームのメンバーに本書読んでもらえればわかってくれるかなw