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古い本(1993)だけれど、書類整理法として「押し出しファイリング」と「ポケットひとつの原則」は参考にしたい。
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整理するためにはどうすればよいか。整理に伴う問題点と、時間軸検索の有効性から「超」整理法が個人の整理法として有用と説く。納得。やってみよう。
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現代社会は多種多様な情報があふれています。すべての情報を得ることは論理的に不可能なので、必要な情報を選択することになります。日々増え続ける情報の中から目的に応じた情報を探すことは大変な労力を要します。経験からいうと情報を検索する時に最も効率的なのが時間軸を考えることです。なぜなら人間の記憶は時間順に整理されているからです。いざという時に最小限の労力ですむためにも情報を整理し分類しておくことが必要なのです。この作業にはもう一つ利点があります。
整理・捜索などをしている時間を短縮することで余った時間が確保できます。わずかな時間かもしれませんけど毎日ギリギリの生活をしている人にとっては、この時間は大変貴重です。限られた時間を有効に使うためにも身の回りを整理してきちんと管理することが大切です。私の整理法はジャンル別に分類し、時間軸ごとに並べています。現在の悩みは置き場所が分散してしまっているので一カ所にまとめないといけません。資料を読む時間を減らしてその分を整理の時間に充てているというでは本末転倒です。そうならないための情報整理なのです。
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超整理法とは、時間軸による整理法。名前順や内容順などの「分類」法が、検索キーに混乱が生じやすい(どのカテゴリーに入れるか、など)のに対し、時間軸はそのような混乱が無い。また、基本的には、使った物を一番端においていくだけなので、続けやすいのも特徴であろう。
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この本を読んだのはもう10年近くも前になりますが、いまだに書類、仕事の整理についてはこの考えを元にしています。
PCの整理もこの考えに基づくと良いですね。Yahooのカテゴリーも飽和状態であることも証明されてますね。
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著者は「情報の分類は不可能であり、分類すると危険な場合もあり、そして多くの場合、無駄でもある」という前提に立っています。そしてこれは、経験則から導き出された結論であることが何度も説かれます。こればかりは追体験してみなければ何とも言いようが無い。 と言うことで現在、実際に書類をこの方法でまとめました。
楽ですね。特にポケット一つ原則がいい。自分でまとめたので、探し物は確実にここ“一箇所”にあるわけです。それもある程度カテゴリ分けされて。これは心強い。非仕事(プライベート)であって、圧倒的に書類量が少ないのもあるんでしょうけれど。また、すぐ処理すべき書類は色違い(目立つ色)の封筒に入れ、頻繁に確認するのがいいでしょう。
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閲覧時間順に資料を整理する方法の紹介。
もっとも興味深いのは三章の整理法の分類学。整理法を4種類に分類し、それぞれのメリット、デメリットを表で図示している。これは整理の体系を一目で理解できるすばらしい資料。これだけでも代金分の値打ちがある。
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大変有名な、分類ではなく、時間軸での整理をといた書。
初版は1993年。
15年前の本なので、PCでの情報整理についての表記の
古さは否めないが、著者の洞察の的確さは今になっても
全く古くなっていない。
内容もシンプルですぐ実践でき、強烈にに効果がわかるものである。
まだ読んでいない方は、ぜひ一読アレ。
■分類の限界。
・分類はできない
こうもり問題(どこに分類するべきか…)
その他問題(便利なのでつい「その他」に沢山を分類してしまう。)
・分類は危険だ
誤入問題(間違って入れたら、見つからない)
分類変更問題(分類を細分化する際は、両方にコピーを置くのかなど)
君の名はシンドローム(分類項目を忘れてしまう。)
■超整理法
・押し出しファイリング
書類などをA4の封筒にどんどん入れて書棚で管理。
時間軸順にならべ、使ったら一番右に入れる。
・ポケット1つ原則
分割せず1箇所に固める。(どこにあるのか、わからなくならない)
・時間軸検索
探すときは、新しいものから順に探していくと数分で見つかる。
・捨てる
古いものから捨てていくのに非常に効率がよい
・名刺
名刺入れの中を時系列順に並べるべき
・色分け
重要は赤い線。住所録青い線。要返信は赤封筒 写真は…など。
時系列のどこに要返信のものがあるか分かる。
・本棚とキャビネットの使い方が逆。
手の届く本棚には書類。動かしやすいキャビネには重たい本のほうが適している。
・パソコン整理法
(この章は古くなっているが、基本的な考え方は今でも有効で面白い。)
何でもかんでも投げ込んだままで使う
パソコンを使わないのは贅沢、ジェット機で太平洋をわたれる時代に、豪華客船で行くようなもの
パソコン恐怖症とはキーボード恐怖症のこと。
電話の暴力を避けるため、留守電・FAXの普及をおすすめ(携帯普及以前)
分類しないと言う超整理法の基本的な発想は、コンピュータが発達するほど、ますます有効性が高まるはずだ。
P158 他の整理法との比較表
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1.整理 内容や重要度を考慮して分類し、秩序づけること
2.整頓 形式に片付けて、見た目をキレイにすること
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今頃読んでみた。
時間軸で押し出して、一定期間要らなかったものを見直して捨てる、という方法は、これまでもとってきたし、
それだけで整理しきれないものもあると思う。
たとえば自分の場合、論文やレポートの資料を、執筆中は時間軸で整理し、終わったら分類して収納するほうがよい。
しかし純粋に読み物として面白いし(特に冗談か本気か分からない例え、分析−なぜメーカーはファイルに比べて封筒の開発に乗り気でないか、など−はくすりと笑える)、時間軸整理法の有用さを再認識という意味で有意義だった。封筒による整理も、たしかに見やすく使いやすい。
一定期間を経たものは見直して捨てていく、という方法はほかの分野にも応用可能(女性であれば化粧品や洋服などなど)。
最後に、
著者の語り口調は、宗教がかって聞こえるほどに強い!!!
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書類があっても、後で片付けようとして、とりあえずその辺に置いて行方不明にしてしまう。いざ片付けようとしても、きれいに(図書館方式)しようとして、面倒くさくなってやめるか、やったとしても維持できない。
…見事に、この本で書かれている片付けられないパターンに当てはまった。
この本で紹介されている「押し出しファイリング」は、面倒な事はせずに使いやすくするというもの。
必要な物は、角2封筒と本棚。
全ての書類をそれぞれ封筒に入れ、右肩に内容と日付を記入し、本棚に”分類せずに”並べる。
使った書類や新規に追加した書類を、左側に並べる(決して元の位置には戻さない)。
すると、右側には自動的に使用頻度の少ない物(捨てるかどうかの判断がつけやすい物)が来る。(普段使わなくても捨ててはいけない物は別に保管)
一見、整理されていないようでも、左側には新しいもの・使用頻度の高い物があり、また、全ての書類が本棚に入っているので、「どこにいってしまったか分からない」という事がなくなるというのが良い。
中盤以降は主にPCでの整理法が載っているが、1993年の情報なので古い。
しかし、情報整理の為の基本的な考え方は、今でも参考に出来ると思う。
紹介されている整理法は、主に個人向け。他の人と書類やPCを共有する場合には不向き。
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もう15年前に出版された本である。内容にはパソコンも取り上げられているが、ハードディスクの容量が80MB、かつDOSというご時世である。
筆者が提唱する「超整理法」とは、押し出しファイリング方式だという。これまでの整理=分類という概念をまず根本的に否定し、整理するには時間軸で並べることを推奨している。
この方法は現在でも十分に通用する。また、今後私が生きている間紙が記録媒体として使われなくなることはまずない。しかも、文具店でいつでも手に入る封筒を使うから手軽でよい。
ただ、パソコンでの整理法には多少無理がきていると思う。現在パソコン内のファイルを整理するには先ごろ取り上げたGoogleデスクトップを活用する方がよっぽど高速である。そこのところは多少ほかの知識の方が勝っているようである。
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私にしては珍しくハウツーもの。
実は、最近は年末に買う手帳はすっかり、野口悠紀雄氏の「超整理手帳」で落ち着いている。この手帳の機能はほとんど活用していない。私にとっての利点はただ一つ。サイズである。A4の紙資料を四つ折にして、きれいに収まる。はみ出すことはない。これは、便利、重宝している。こんな手帳は、この超整理手帳だけである。ジャバラ式とか3カ月ごとに取り外し可能だとかいうのは、私にとってむしろ使い勝手が悪い。しかし、それ以上に、サイズがいい。なぜ、他のメーカーはこのサイズのものを出さないのか、不思議でしょうがない。いずれにしても、これからも当分は、この手帳のお世話になると思う。
問題は、ちょっとしたメモや、いわゆる「TO DO LIST」ものの整理である。まぁ、そんなことをいいながら、これまでやってきたのだ。さして、深刻に考えてはいない。最近は、安いノートで走り書きするということで落ち着いてきたように思っている。まとめ方は汚いのだが、ノートの必然として、全て、日付順になるので、記憶の整理にはそれでいい。
ということで、たまたま見かけたのはこの本。5分とはいわないが、10分で読み終えた。立ち読みで終えればよかった。買わなくてもよかったかな?無論、役に立たないという意味ではない。そもそも、役に立たなかったら、ここにはご紹介しない。そんな本、たくさんある。
ただ、A6サイズのノートを使用するという発想は新鮮。スーツのポケットにでもかろうじて入るという。常に鞄を持ち歩くならA5でもよいと薦めている。私は、オソドックスなB5サイズのノート。それよりも小さい、コンパクトなノートはかえって整理が面倒と思っていたが、なるほどという感じだ。A6はともかく、今度は、A5サイズのノートで工夫してみよう。
ITとの連動もおもしろい。ただ、これは、超整理手帳による野口先生の整理法と考え方は同じ。私はできていないが。発想は見事。おそらく、著者の机の上や部屋は、さしてきれいには片付いていないであろう。それでも、彼は彼で、しっかりと頭の中で整理されている。それらをする作業自体で記憶が相当部分整理されるのであろう。
「『超』整理法」(中公新書)
野口先生も、ベストセラーになった「『超』整理法」(中公新書)を発刊しようと、最初に編集者に話をしたときに、その編集者は、先生の部屋や机の上の乱雑ぶりを知っているだけに大層驚いたという。私は、この本をソフトバンク在職中に買い、時系列に物事を整理していくという発想に大層共感を覚えたものである。実際、うまくしきれてはいないが・・。
外に出ながらも、また、知的生産の仕事をしながら、整理法を工夫されている方にとっては、共通の要素ではないか。私は、整理法なんて全くダメだが、机の上と部屋は汚い。ただ、先般から、部屋は真由子と共同になったので、これからはそうもいかない。
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これは実際に実践している人をみて、お、これいいかも!と思って買った本。
その人に聞いた以上のことは書かれていなかったから買わんでもよかったかなとは思ったけど整理すること、分類することがいかに非効率的かがわかった気がする。
このやり方は僕の性にもあっているので、自分なりの改善を加えつつやっていきたい。
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■大掃除のシーズンなので…、というわけではありません(笑)いろいろな雑誌や本で話題の本ですので、ちょっと読んでみようと手を伸ばしました。
本書で紹介しているのは、『「超」整理法』とお名前の通り、ただの整理法ではありません。従来の整理法を「超」えてるわけです。
一般的な整理法というのは、いわゆる図書館での分別のように「テーマ別」に整理することです。みなさんもおそらくこの方法をとられてると思います。ですが、この図書館方式は欠点がかなり多いんです…。確かに整理した後は、探しているものを見つけやすいのですが、しかしそのテーマ別に分けるのにものすごく時間がかかってしまいます。どちらともいえない微妙なものに頭を悩まされ、結局未消化。机の上にポーンと投げ捨てられます。そしてそのまま放置。最終的には未処理の謎の書類の山で終わってしまいます…。
ところが、この『「超」整理法』で紹介されている「押出しファイリング法」は「時間順」なので、迷うとか悩むことなどありません。本棚だったら左から右へ詰めていくだけなのです。 詳しいことはここでは書けません。本書を読んで頂ければよーく分かるかと思います。
■ぼく個人としてはそこまで革新をもたらすものではありませんでした。日常生活で自然とやっていたことでしたので。
しかしなんとこの『「超」整理法』、4まで出た上に「超『超』整理法」まであるとか!世間の人がいかに効率のいい「整理法」で悩んで、求めてるかが伺えますね。そんなに需要があるものだったのかと驚くと同時に、このテーマだったら出版のチャンスを狙えるんじゃないか、なんて思ったりしてます。
そういう意味で勉強にもなったし、感化もされたいい本ですね。1993年とちょっと古いですので、正直使えないところも多いですが、その整理法の理論だけは学ぶ価値があります。整理法で悩んでたり、困ってる人は、是非一読してみてください。