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how to本
新しい事を言っているわけではないけれど、なるほどと思った。
毎日の生活、身の回りの情報を、きちんと把握して整理しましょうという本。
○仕事を「作業系」と「考える系」に分ける
○ルーチンワークを「仕組み化」する
○失敗の「仕組み化」出来る
○続ける「仕組み」を作る
○「記憶」より「記録」
○仕事の内容と手順をチェックシート化する
○to do listを使ってあらゆるタスクを一元管理
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【要旨】
目の前の仕事に追われ、新しい仕事を生み出せない。これを解決するために「仕組み」が重要になる。「仕組み」とは「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」であり、能力や意識、記憶などに頼らないものである。
さて、一般的に仕事は大きく2つの種類に分けることができる。「作業系」と「考える系」である。「作業系」を仕組み化して効率的に行い、捻出した時間を「考える系」に当てていく。これにより、仕事の質を上げていくことができる。
「仕組み」として具体的なものはチェックシート・TO DOリストがある。TO DOリストは項目と詳細にわけ、できるだけ細かい手順に落とし込み、判断せずに作業できるようにすることが重要。成功体験やルーチンワークを仕組み化していくと良い。
また、情報やタスクは一元管理するのがよい。一台のPCに情報を集約する。グループで使用する場合、共有化していかなければならない。
最後に仕組みで考える人は以下のような習慣・特徴がある。1.楽をすることに拘る、2.シンプルに考える、3.記憶せずに、記録する、4.分からないことは聞く、5.自分の時間を自給で判断する、6.うまくいっている人の真似をする、7.自分を「型」にはめる。
【感想】
「作業系」を効率化し、「考える系」に時間を割けるようにする。こうした趣旨は大いに賛同されるべきだと思う。
ただし、個人の業務の効率化というのと、会社全体の業務の効率化では話が変わってくる。フォーマットのような簡単なものから、会社の基幹システムに変更を要するものなど幅広く考えられる。特に古くからある大企業では簡単に方法論を変えることができないため、個人の業務という狭い範囲でしか検討できない。
本書を読むと、個人業務から会社全体の運営方法、ナレッジマネジメント的なところまで書かれており、整理しきれていないのではないかと感じられる。よって、活かせるのが、ルーチンや成功体験の手順を記述すること、TODOリストを作成してタスクを管理すること、くらいなものである。そういう意味では少し残念ではある。
【目次】
第1章 「仕組み」があなたの仕事を変える
第2章 「作業系」の仕事を徹底的に効率化する
第3章 あらゆるタスクを一元管理する
第4章 「仕組み」で考える人はこうしている“7つの習慣”
最終章 「仕組み」仕事術が目指すもの
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仕組みとは
誰が いつ 何度やっても 同じ成果が出せるシステム のこと
作業に関することは とことん仕組み化する
仕組み化するために頭を使う
頭を使う面倒なことは進んで行う
作業的な面倒なことは楽をする
面倒なことを続けられるようにする
チェックシートの有効性
使えるチェックシートをつくる4つのコツ
1TODO と 詳細にわける
すること と その内容とを 併記する
2できるだけ細かい手順に落とし込む
3判断を入れない
4二度目からはアルバイトでもできるように
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仕組みを作ることが仕事の効率化につながる。
仕組みを作れないと、作業が悪循環に陥る。
わかっているのだけれど。
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出版されてからAmazon.co.jpなどにベストセラー書籍にランクインしたこともある本書。 読みやすいだけでなく「仕組み」を作ることの意義(自身で実践し結果を出していることからも説得性がある)やその手法までやさしく、分かりやすく説明している。 ただのノウハウ本になってないのは、そのコンセプトが確りしているからであろう。
仕組みを作る重要性は、わかりやすい例をとって説明される。
?自分の能力だけで毎日コンスタントに10件の契約を取れる営業マン
?10人の部下にコンスタントに8件の契約を取れるようにする営業マン
当然?の方が会社に多くの利益を生み出す人間であることが分かる。 ここに「仕組み」重要なポイントがある。
仕事には「考える系」と「作業系」があり「作業系」を仕組み化してしまうことにより、もっとクリエイティブな「考える系」仕事に時間を割くようにする。
足元の仕事に追われて、先々の準備、戦略などに時間が避けなくなっているのは良くある話で、この様な時間の使い方が出来るようにするのが重要なポイントであると思う。
仕組みで考えている人の7つの習慣はためにもなるし、また実際私の周りに居た賢い人々は実際に実践していた。その7つの習慣の内、一番納得が行くものだったのが
「楽をすることにこだわる」
である。 横着故に仕組みを作って楽をする、という習慣は確かにある。(仕組みを作るのも面倒であれば駄目なのだが・・・) まさしく言い得ている。
冒頭に述べたが、本書は通常のノウハウ本とは異なる感じを受けた。 本書はこの答えをちゃんと用意している。
最終章で著者は「ライフハック」と「仕組み化」の立ち位置の違いについて言及している。 ライフハックも面白いテクニック満載で興味を引かれるのだが、何のために?という重要な軸を欠いたままとなりテクニックだけの紹介になっている。
仕組み化の方はあくまで現状の仕事の最適化を目指し、そのための方法論としてテクニックを紹介しているため、テクニックの本質を理解し易い。
いわば、ライフハックが「戦術」に走っているのに対して、仕組み化は「戦略」重視ということなのだろう。
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目の前の仕事に追われ、今ある業務をまわすだけでいっぱいになっていては、新しい仕事を生み出すことはできない。単純作業やルーチンワークなど頭を使わないですむ仕事には仕組みを徹底してつくることで効率化させたり、人に任せたりします。楽をすることにこだわる。シンプルに考える。記憶せずに記録する。わからないことは聞く。自分の時間を時給で判断する。うまくいっている人のまねをする。自分を型にはめる。
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これならできそう、と思える考え方がたくさん
あった。「仕組み」に仕事をさせるというのは
こういうことなのか。
他人に仕事を任せられなくて仕事が溜まるので
どうしたらよいかと思って読み始めたが、ヒン
トがたくさんあった。
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どのビジネス書にも書いてあるようなものだけど、
個人的には、「まとめ」的に読めた。
よく本を読んでる人は、表紙と目次だけでも伝わるかも。
仕組み作りをしたくなるけども、その具体的方法は
各個人が考えなければならないので、
他の本で学ばないと行けないと思う。
・仕組みをつくって人に任す
・意志ではなく仕組みでする
・記憶力に頼らずPCに頼る
といった最近のビジネス書では当たり前かなと思うこと。
でも、おすすめだよ。
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日本ファイナンシャルアカデミー株式会社社長の泉正人氏の本で、私が泉氏の本で初めて手にした本。
背表紙にこんなことが書いてあります。
自分が働くのではなく、「仕組み」に働かせよう
・仕事を「作業系」と「考える系」に分ける
・ルーチンワークを「仕組み化」する
・失敗も「仕組み化」できる
・続ける「仕組み」をつくる
・「記憶」より「記録」
・仕事の内容と手順をチェックシート化する
・TO DOリストを使って、あらゆるタスクを一元管理
・情報収集の基本は「受け身になる」「情報の入りをふさがない」
「仕組み」をつくれば、イヤでも仕事はうまくいく!
上記の項目に分けてそれぞれの説明や詳細がこの本には綴じられています。
いろいろな本に「考える」時間を作り、物事を考えよう!という文が掲載されている。
出来る人はやはりいろいろ考えて行動していると思う。答えを聞くことは簡単だが、
まず自分で考えてみることが重要だということは社会人1、2年目で経験した。
今は出来るだけ考えるようにしている。そういった時間を生み出すために、「作業系」
の仕事をちゃっちゃか終わらせるべきなのだろう。
「仕組み化」することで作業効率はグンとUPする。
そのいろいろな情報がこの一冊の本に集約されています。当たり前のようで出来ていな
いことが書いてあるので、まずは【インプット】し実践【アウトプット】してみて下さい。
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あまり真新しいこともなく、要はきれいに片付けて、整理することの大切さを説く。
分析手法としては、物事を細分化してコントロールできるようにするっていうところは
コンサル的な手法と言えるんだろうな。
特に、タイトルの通り仕組をつくってしまえば、ルーティーンとして何も考えずに回るようになる。その点は特にルーティンの多いOLには大変参考になるのではと思う。
よりクリエイティブな仕事をする為に、なんとか時間を捻出したい場合にも、これは有効だ。
変化が多く、いろんな種類の仕事がまいこんでくる。ルーティンでまわせる仕事なんて、ほんの少し。
仕事を楽しくやるために、何が楽しくて、何が嫌いか。嫌いな事をどうやってモチベーションを保ちながらクリアしていくか。精神論と結びつけると答えが見えてくる。人間は完璧な機械ではないからね。
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・「仕組み」とは「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出るシステム」
・頭で考える必要のある「考える系」の仕事は進んで行う→面倒くさいが仕事の価値はここにある
・頭で考える必要のない「作業系」の仕事は徹底的に楽をする→「仕組み化」する
・うまくいったときのやり方をデータにとっておく→仕組み化の第一歩
・「考え方を変える」ことがまず大事→忙しいときこそブレイクスルーのチャンス
・失敗を仕組み化する
1.ミスやトラブルが生じる可能性をできるだけ少なくする仕組み
2.ミスやトラブルを早期に発見する仕組み
3.ミスやトラブルにすばやく対応できる仕組み
・続ける仕組みを作る。継続的に取り組むことで9割はうまくいく
1.小さな目標をつくりそれをひとつずつクリアしていくことで習慣を作る(ポイントカードなど)
2.他人のパワーを使う(友人知人に公言する、専属で契約をするなど)
・仕組み化する3つのポイント
1.才能に頼らない→誰がやってもその通りにやればある程度は結果を出せること
2.意志の力に頼らない→当たり前のことを当たり前にやれば自動的に結果はついてくる
3.記憶力に頼らない→きちんと記録に残す
●チェックシートの活用
1.「to do」と「詳細」に分ける→詳細を見れば迷わず実行できるようにする
2.できるだけ細かい手順に落とし込む→できるだけ具体的で細かい手順に落とし込むことで手を止めることなく仕事を進める
3.その場で判断しないようにする→とにかく頭を使わないように
4.2度目からはアルバイトでもできるようにシンプルで使いやすく
・仕事の段取りを徹底的にチェックシートで仕組み化する
●あらゆるタスクを一元管理
・todoリストを活用。とにかく何でもリストに入れる。書類の作成、サイトのチェック、本を読むなど
・ビジネスアイデアもtodoリストで管理
・todoリストを見て楽な仕事から「頭を使わず」一気に片付ける
・片付かないタスクは問題あり→具体的な行動に細分化する(企画を考える→書店で類書を調査、webで検索して探す、○○さんに意見を聞く…など)
●仕組み化するための7つの習慣
1.楽することにこだわる
2.シンプルに考える
3.記憶せずに記録する
4.わからないことは聞く
5.自分の時間を時給で判断する
6.うまくいっている人のまねをする
7.自分を型にはめる→自分で作った仕組みで動く
「継続は力なり」
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自分が働くのではなく、「仕組み」に働かせよう
「仕組み」仕事術 泉正人著
才能に頼らない 意思の力に頼らない 記憶力に頼らない
自分が働くのではなく、「仕組み」に働かせよう。
仕事を「作業系」と「考える系」に分ける
ルーチンワークを「仕組み化」する
失敗も仕組み化できる
続ける仕組みをつくる
記憶より記録
仕事の内容と手順をチェックシート化する
あらゆるタスクを一元化
受身になる 情報の入り口をふさがない
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仕事に対して多くの"仕組み"を提示している本は多い。この本もその中の一冊だが、どちらかというと「外注・アルバイトにいかに効率よく仕事をこなさせるか」ということに注力しているような印象を最初受けた。
本書では全ての事柄をマニュアル化、チェックリストを詳細化することによって、属人性を排除した組織を挙げている。
これが、自分の部下に対してだとどうなんだろうか?果たしてここまで言ってしまうと"マニュアル化"のようにチェックリストを作ってしまうと、考えなくなってしまうのではないか?と思ってしまう。なぜ、そうなるのか。それを考えないといけないのではないかと思っていた。また、属人化してしまうことによって完全に頼ってしまうことは組織としては問題だけど、"ある分野に特化したスペシャリスト"と言うのはとても魅力ある人材だと思う。
ただ、最近では本当にそれでいいのか少し疑問を持っている。
自分自身を超棚上げして言ってしまうと、全ての人が必ずしも"やる気がある"とは限らない。それは正社員であってもアルバイトであってもそういう人間は間違いなくいる。上長としての理想としてはやる気が出るような組織にしていかなければいけないんだけど、本人の意思や思想がそうでないのであればどうしようもない。そういう場面においてはやはり必要なのだろう。
最近、勝間さんのセミナーでこんな言葉が出てきた「愚者は経験から学び、賢者は歴史から学ぶ」。人一人が経験できることなんてたかが知れている。自分の見聞を広めるためには歴史のみならず周りの経験から学ばないといけない。そう考えると、現在属人的になっている部分にチェックリストを整備することによって新たなる"賢者"を育てることに注力していかないといけない。
そこに"仕組み"は使えるはずだ
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前半で仕組みを構築することで仕事の効率が上がるということを説き、後半がその具体例という構成です。
小山 龍介さん、原尻 淳一さんのシリーズを読んだ後ではちょっと物足りなさが・・・
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1、楽することにこだわる
2、シンプルに考える
3、記憶せずに記録する
4、わからない事は聞く
5、自分の時間を、時給で判断する
6、うまくいっている人の真似をする
7、自分を「型」にはめる