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今までフレームワークを使って書くとか、
5W1Hが整理されるように考えて書くとか、
結論から書くとか資料作成におけるフローについて
説明している本がほとんどでしたが、
こちらは資料の改善前後のイメージも見せることで、
視覚的に分かりやすく説明してくれている本になります。
私自身にとっても非常に分かりやすく、
かつすぐに実践できそうな内容が多かったので、
早速内部で作る資料に適用してみました。
オススメです。
【勉強になったこと】
・「たぶん」や「思います」という言葉を使わずに
回答するためには、相手からしっかりとした裏付けを
確認しておく必要がある。
上記の言葉が出なくなるまで、事実確認を行うこと。
・資料を作るときは、WHO, WHAT, WHYを明確にする
WHO:誰に見せるのか?
見せる相手によって何を重点的に資料に載せるか
資料の構成が決まる。
WHAT:資料を作る狙い
情報共有なのか賛同してもらいたいかで、
粒度が変わる。
WHY:なぜその人に資料を提示するのか?
WHO, WHATが明確になったら、
その作る目的が妥当なのか振り返える。
・資料を作る時はフォーマットを出来るだけ流用する
・相手がどんなタイプなのかをイメージして、
作るべき資料の内容が変わることを意識すること。
その意味でも相手をプロファイリングすることは重要。
実用志向タイプ:
単刀直入かつ自分の意思で判断する傾向が強く、
関係ないとわかると議論から関心を失いがち。
相手の実利に合わせてWHATを設定し、
それを明示的に資料中で触れることが望ましい。
低リスク志向タイプ:
事実やデータに基づいて行動したり評価を下す。
事例の有無を気にするため、前例がないことを
認めてもらうときはかなり苦労する。
相手にも事例収集の確認作業に加わってもらい、
実情を認識してもらうこと。
こだわり志向タイプ:
自己判断を優先した結論ありきの資料を好む。
議論の本質と関係ない情報を載せると、
話が脱線して議論が長引きやすいため、
資料は極めて必要最低限にすること。
協調志向タイプ:
議論の最中は何も言わないが、後から不満を
もらすことが多い。また、議論の流れ次第では、
コロコロ意見を変えてなかなか決まらない。
まずは、判断基準が何かを最初に合意すること。
・主張からまとめまでの一連の論理構成(PREP)
主張:Point
理由:Reason
事例:Example
まとめ:Point
・メッセージラインは端的であるほどよく、
3行以内に書き終える分量が適切。
・ポジティブな循環は右回り、ネガティブな循環は左回り。
・お客さまの要望全てに答える必要はなく、
出来ることを提案することが正しい提案。
・相手に合わせてベースカラーは使い分ける
相手の組織にテーマカラーがある → テーマカラー
相手の感情に訴えかけたい → 暖色系
上記以外 → 寒色系