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日々送られてくるメールを一つ一つ丁寧によんでは、コツコツきれいにフォルダに分ける方がたくさんいらっしゃいます。真面目で几帳面なおじさま方に多うございます。それが業務の本質ではないとわかっていながらも、ついついきれいにしたくなってしまうそうです。そんな方々をアップデートの怠慢とみるか、コダワリの美徳とするか。悩ましい
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アイラブキングジム(大変為になりました。具体的な整理術、目標、持続するための鉄則など…職場ごとの応用を効かせられる部分と、必ず守るべきルールとが分かりやすく提示されている部分も良かった。まずは法律で定まっている、文書の保存期限から調べなければ…)
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<目次>
第1章 まずは「頭」と「心」を整える
第2章 理想の机周りにする
第3章 時間を生み出すアイテム術
第4章 デジタルデータの整理術
第5章 共有部を整える
第6章 組織の意識を整える
<内容>
整理用文具を多々販売しているキングジムの、オフィスの整理指南本。この会社には「ファイリング研究室」なる組織があり、こうしたことを研究されている由。至極真面目に語っています。ファイリングのシステムを整えたい会社は(主に会社ですね、対象は)、ぜひ読むべし。しかし、ポイントは全員の協力体制のようです。これが一番難しい…。
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何か期待していた内容ではなかった。文具メーカーのキングジムとキングジムファイリング研究室って違うものなのかしら?
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書類などの整理方法について述べている本。全部で213個あり、まずは項目名だけの読み込みでも充分価値がある。自分が出来ることから少しずつ実践していきたい。
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とてもbasicに整理術について書かれていた。
なので、散らかった卓上を、手っ取り早くなんとかしたい!
なんて人には向かないかな。
という意味では、自分にもイマイチ。
でも、時間かけて組織だって整理していこう、という人には最適の1冊ですよ。
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うーん。
213の整理術を、もっと整理して配置してほしいというのが正直なところ。
せっかくキングジムなのだから、商品紹介から、使い方へ落とし込んで、整理術に広げる書き方で良かったのでは?
各整理術のに関連性が見えず、パラパラした内容で頭に入らない。最後まで読む気がしない一冊になってしまった。
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記載されていることを本当にやるのであれば、社内で統率とらねばならない。そこでまでやるには、一定のトレーニングや周知、会社としてのやるぞという体制が整わないと難しい。社風も関係していると感じた。
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毎日を「これさえメモ」で管理する。やることリスト、テキストファイルを印刷する。金額など使ったお金もメモする。
1か月で1テキストファイル。目標なども記入しておくと毎日目にできる。
メモは一日一枚A4。
引き出し整理のコツ。
センターは基本的になにも入れない。最上段は文房具など。中断は参考書籍、充電器、cdなど。最下段はカタログなど。
5sだけでなく6つ目のs=すぐやる。
整理、整頓、清掃、清潔、しつけ、すぐやる。
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会社の業務効率をあげるために読んだ
自分自身ができていても、チームとして行うには
1人1人の意識と枠組みの作成は必須である
5Sすらままならない状況のため
まずは片付ける意識を身につけさせたい
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様々な経験値から来るプロの意見として納得の内容。総務部向けか。流し読みだが、エッセンスは知っておいて損はない。
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キングジム ファイリング研究室。
なんて恐ろしいんだ。。。
必要なときに、必要なものがサッと取り出せない。
これが業務効率を下げ、経済損失を生む。
だから、文書管理などの勉強会への全員参加を義務付けよう。
欠席した人が原因で文書管理システムにほころびが生じ、
ついにはシステムが崩壊しかねない。
本書では有用な知見を200ほど紹介するので、
50個でも、100個でもいい、大事なことを全員が
漏れなく実施すれば業務効率をしっかり改善できる。
さぁ、どうぞ!
いや、いや、いや(笑)
業務効率と経済損失の原因何か?
整理整頓ができていないこと。
整理整頓ができないのは何故か?
どうすればいいか知っていても、
そこに割くリソースがないこと。
漏れがでるような例外が発生すること。
でしょ?
いらないと思った資料が急に必要になることがある。
捨てられないけど、必要にならないことの方が多いから
コストをかけて整理整頓するのはちょっと難しい。
みんなで資料を共有できるように整理整頓するより、
取り急ぎ優先対応すべきタスクがある。
だから、求められているのは
みんなで頑張る理想のシステムではない。
今と同じ程度の努力でも現状を改善できる道具や技術。
つまり、今よりルールが減る、気をつけなくてよい仕組みが必要。
じゃない?
「勉強会に全員参加、毎日清掃、常にその場で整理整頓、
200余りのルールを漏れなく実行したら、探し物なんてすぐですぜ!
ロスが減る分、スピード感や収益にも貢献しますぜ!」
と言われても、損失と経費のどっちが大きいかって話にならないのかな?
ダニエル・ピンクのフリーエージェント時代じゃないけど、
組織の人数は減る(顔の見える人数)になっていく。
プロジェクトごとにメンバーが組み変わるようになっていく。
だから、組織ごとのルール、あるいはルールの数量は足かせになる。
よって基本は、電子化して共有、全文検索の泥縄式じゃない?
Googleの検索は時間がかかりすぎるから、ファイリングライクにしてくれとか
ポータルが一番効率が良いみたいな話は聞いたことがないし。
AIがコンテキストに配慮して手伝ってくれれば(アイアンマンのジャービス風)
ファイリングとか文書管理とかに人が命の一部を費やすべきかは一考の余地があるかと。
なので
ISO取得や、文書管理ツールの使いこなしに
絞った方が熱い本になったのではいか?
と思った。
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Kindle Unlimitedお試し
46日目 & 70冊目
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ファイリングの重要性や方法を具体的に説明していて実用的でもあるのだが、非常に読みづらい。説教臭いというか辛気臭い。さらに原稿だけを見てぼそぼそと発表しているような姿が浮かんできてしまって余計に読みづらくなった。ファイリングは楽しいと書いてあるが楽しくファイリングしている様子が浮かんでこない。ファイリングを真面目に考えていることは分かるのだが。
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自分の机があったり、クリエイティブな業務内容って
羨ましく思うこともあるけど
紙だらけで大変ですね、ってどうしても他人事感
まさしくnot for meだった
フリーアドレスでほぼ電子、PCローカルに保存不可な人にはあまり関係ない話
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整理術とファイリングのための本。けっこうベタな「しつけ」重視の内容です。
■本書の目的は、必要な情報を必要なときに時間をかけずに引き出し、活用できるオフィスづくりの一助とすることです。
■各PARTには、地図が載っていて、そのPARTの構造がわかるようになっています。
■紙文書ありきで、組織として、紙文書をどう共有していくかとの流れになっています。
気になった部分は、以下です。
・書類の利用頻度は、半年で10%に、1年で1%に
・紙を減らすには
①個人所有をやめる
②紙の発生量を減らす
③保管期間を短くする
・片付けはアクティビティマップ(関連図)をつくって精度をあげて、無駄を減らす。
・整理を習慣化するにはルールを徹底する
①書類サイズは、A判系に統一
②表、図面は、別ルールを適用
③原則として1件1葉
④内容は完結にまとめて2枚まで
・書類、資料を机の上にだしたままにしない
・電子文書、メールと、紙文書を保管する、管理階層を同じ構造にしておく
・ファイル名は、日付+案件名+版 の順に
・メールのファリングには、緊急、回覧、などひと目みてわかるように
目次は以下です。
PART01 まずは、「頭」と「心」を整える
なぜ整理術が必要なのか
ワークスタイルから考える整理術
考え方を変えれば自由になる
整理を習慣化させるためには?
PART02 理想の机周りにする
机周りの整理のコツ
理想の机のつくり方
ファイリング術の基本
PART03 時間を生み出すアイテム術
時間をファイリングする
メモの紛失を防ぐ方法
名刺の管理
カバンの整理術
ファイルをつかった時間管理
PART04 デジタルデータの整理術
パソコンの文書管理
安全な情報データ管理
PART05 共有部を整える
オフィスデザインのノウハウ
オフィス全体の書類管理
共有サーバの文書管理
PART06 組織の意識を整える
チームで取り組む場合
リーダとして取り組むには
成果を実感し、効果を波及させる