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ファシリテーション・会議術については仕事柄興味・問題意識があり、
いろんな本を読んできた。
この本は企業小説風に書かれてて読みやすく、非常に具体的なヒントもちりばめられている。
ただ、この本通りの会議を実践するのは、司会者や参加メンバーに高い意識やスキルが求められるだろう。
<特に印象に残った部分(抜粋)>
○一般的な会議では90%の時間が、単なるコメントの交換、または単なるスピーチで終わる。本人が建設的な意見を言ってるように聞こえる「そのプランはXといった問題があるから実行は難しいのでは」という一見もっともらしい発言が、実は「会議」をぶちこわしている。
○ 会議では、「提案」「リクエスト」「明確化のための質問」以外の発言は、99%無駄な発言だ。
○「できない理由ではなく、解決策を言ってほしい」というのは、全ての経営者が社員に対して求めていることだが、それを手に入れられる経営者は多くない。
<会議運営について参考になった部分>
○会議の冒頭で「うまくいっていること」を3つ以上書いてもらう
→前向きな空気が醸成される
○この会議で得たい成果を冒頭で確認する
→会議の「ゴール」を明確にする
○紙に書いてから発表する
→発表に時間がかからない、個人の意見もまとまる
→他人の意見に流されない
○「どうすれば〜できるか」という形の質問におきかえる
→「なぜ〜」の質問だと、「できない理由」が挙がるだけ!
○「言えない問題」「ひどい真実」を言ってみる
・質問例「この会社のひどい真実は何か?」「あなた自身のひどい真実は何か?」
○「戦略的フォーカス」(=短期間かつ明確でインパクトのある目標)を設定する
→目標例:「2008年6月までに新規顧客を100社訪問し新規案件を20社受注する」
○「コミットメントリスト」を作る
〜担当者、期日、メジャーメント(成果の達成基準)を明記
○会議での発言は「明確化のための質問」「代替案の提示」「リクエスト」の3つだけに絞る
○どうしてもスピーチしたい人がいれば、1分以内で終わらせてもらう
【2007年初読】
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会議はこうやって形式を決めといたほうが円滑に進みますよね、参考になります
実はこういう会議をしょう!!という情熱を植え付けるのが難しかったりして
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これは良本です。
買って即実行に移せます。
そして、実行してみたら予想外にミーテが進みました。
内容の半分は、筆者の経歴について、
もう半分が、この本の主題である「会議のルールについて」です。
ただし、ここのルールの半分は言葉を換えて、他でも言われている事も多いです。
しかし、買う価値はあります。
要約すると
1.自分が当事者!前向きな気持で参加しよう!
2.自分たちで責任感を持ってコミットメントしよう!
3.短期的・中期的・長期的:計画を立てろ!
です。普通ですよね。
ただ、これを自然に実行させてしまうテクニックがすばらしい。
これは、要約できないので買って読んでみてください。
また本書の最後の方で、「頻繁にお祝い事をする」という部分がありますが、
これがなかなか良いと思いますし、自分でもそうしようといつも考えていました。
ただ、馬鹿なパーティ!結構じゃないですか!やりましょう!
やって、騒いで、楽しみましょう!
そして、リフレッシュして仕事をがんばりましょう!
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「できない説明ではなく、解決策を言って欲しい」というのは、すべての経営者が社員に対して求めていることだが、それを手に入れられる経営者は多くない。
ところが、「どのようにすれば」と言い換えただけで、その状況がいとも簡単につくれてしまったのである。
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まずやってもらってから、そのメリットに関して質問する。深い洞察のアイデアを提供する<実体験>→<質問>→<洞察の提示>
会議の場でのコーチは、?リクエスト、?それができる雰囲気作り、?確認の質問、をする
質問の仕方を工夫する「どのようにすれば日本一魅力的な会社にできるだろうか」
「戦略的フォーカス」短期的かつ明確に(数字が入っていて)、インパクト(その数字を達成するのがわれわれにどんな意味があるのか)がある目標を、会社のエグゼクティブがつくる
目標を真ん中に置いたバームクーヘン型の部門を考え、組織図とする
コミットメントリストを自分で作る。他の部署にしてほしいことにも同じように日付を入れる。それを表にまとめる。
計画の進捗が遅れたときは、早めにスケジュールに記入する。
うまくいきそうなやつを、まずは誰かに使ってみる。失敗してもどうすればうまくいくかを考える。最初はアレンジせずに手順どおりにやってみる。共犯者を見つける。
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◆「すごい会議」は米国マネジメントアソシエーツ社のハワードゴールドマン氏によって開発された経営手順で、会議の進め方を変えることによって、企業の業績を飛躍的に向上させるというもの。米国ではウォルトディズニーやアップルなど、日本ではリクルートやキャノンなどが導入し、効果を出しているのだとか。ファシリテーション、コーチング、問題解決に関して汎用的なアプローチが書かれている。
◇会議の目的を確認する
◇紙に書いてから発表すること
◇いま達成できていることを考える
◇問題を「どのようにすれば」に置き換える
◇言えない問題を言ってみる
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私の初めて読んだ大橋氏の書籍になります。
筆者のすごい会議をするようにいたるまでのエピソードで構成された前半部分は、テンポのよいストーリーが展開され、文章量は多くないのに所々にちょっとしたノウハウが散りばめられてサクサク読めます。
後半部分は、この本書のメインである「すごい会議」が展開され、問題解決の糸口をつかんでいくというストーリー形式になっており、読んでいてさらにサクサクワクワク感があります。
さらに最後の別紙には、本書の重要なノウハウである「すごい会議」を実践するための内容がまとめられており、普段持ち歩くメモに挟んでおきたいぐらいです。
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最初の方は筆者の自伝のような感じで、あまりおもしろくないかな思ったけど、
後半は会議の本質・改善点が書いてあって勉強になった。
↓メモ
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・放っておくと会議の時間の95%は「コメントの交換」に使われてしまう
→「明確化のための質問」「代替案の提示」「リクエスト」の3つだけに絞ると、面白いほど会議が前進する。
・新しいやり方について説明するときは、
?まずやってもらう
?それをやることのメリットに関して質問する
?考えてもらってから、メリットを述べる
という手順で説明すると、とてもすとんと納得する。
【すごい会議のやり方】
・紙に書いてから発表する → 他人の意見に左右されなくなる
・「うまくいっていること」を3つ以上紙に書き、全員で発表する。
・目標を書いて発表する。「○年○月○日までに、〜〜を達成することによって、〜〜ようになる」
・「達成の障害になっている問題」を書き出し、「どのようにすれば〜〜できるか?」の形に書き換える ★
・「皆の前では言えない問題は何か」を書き出し、「どのようにすれば〜〜できるか?」の形に書き換える
・コミットメントの進捗を、最低1週間に一度チェックする仕組みを合意する。
(毎週月曜日8:00〜8:15に朝会をする、等)
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父から贈られた本。
「読め!」と殴り書きされたメモと共に、手元に届きました。
うん、読んで良かったよ、父ちゃん。
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いまうまくいっていることは何か
達成したいことは何か(いつまでに何をすることで、どうなる)
議題は、なぜ...ではなく、どのようすれば...とする
会議への期待を書く
書いてから発表する
コメントの交換は無駄
提案、リクエスト、明確化の質問、以外は、無駄
達成の障害となっている問題や懸念を書き出し、どのようにすれば...の形に書き換える
言えない問題を、どのようにすれば...の形に書き換える
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●一人ずつ書かずに口頭で発表していったら、2,3人目からは「僕もそうなんですけど・・・」といった意見が出ておかしくない。少なくとも他の人の意見に左右される可能性は否めない。(P52)
☆このやり方は非常に有効だった。実際に会議でも利用しているが、右に習えの意見しか言わない日本人にはうってつけのやり方だと思う。
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● 書いてから話すメリットとして、以下のようなことが挙げられます。
・話を短くまとめることができる
・自分の考えを書くことによって、再認識できる
・記録として残せる
それよりなにより、「書いているときはほかの参加者のオピニオン(意見)が聞こえない」ということがあります。紙に書かずに、ただ順番に発表していくと、本当は「自分の提案」があったのに、勝手に自分で修正して、「だれかの提案」に重ねてしまうことがよくあります。書いてから話すとほかの人に左右されない意見を発表することができます。
● 会議室のセットアップ
(1) 会議のリーダーは、お誕生日席に座る
(2) 4時間以上の会議では、炭水化物(クッキーなど)を用意する
(3) やばい話ができるぐらいのプライバシーがキープできる
(4) 携帯電話はオフ(マナーモードでなく)にしておく
(5) 会議室の入り口にファイヤーウォールを設置する
(6) 巨大ポストイットを用意する
● 一般的な会議では、90%の時間が、単なるコメントの交換、または単なるスピーチで終ります。本人は建設的な意見を言っているように聞こえる「まずはCSをあげよう」「そのプランはXといった問題があるから実行が難しいのでは」という、一見もっともらしい発言が実は「会議」をぶちこわしているのです。会議では「提案」「リクエスト」「明確化のための質問」以外の発言は、99%無駄な発言です。
● リクエストには、(1)誰が、(2)特定の日付と時間、(3)そして、なにをもって成功とするのかの記述がうまくいきます。あまりにも当たり前のことですが、98%のリクエストでこれができていないのです。
● 組織で目標を立てる一番のメリットは、目標を立てなければ起こらなかったことの実現可能性が最大化することです。
● 一昔前であれば、できるだけデータを集めて不確定要素を少なくし、(不確実な)「意思決定」の数を少なくし、できるだけ「選択」にするアプローチもうまくいったかもしれません。しかし、環境がめまぐるしく変わり、過去のデータがあてにならなくなってくると、チームに求められるのは「曖昧さの中で前進する能力」です。一部の経営メンバーは、「曖昧さの中で前進する能力」を能力と考えず、「やってはいけないこと」と考えますが、ただ確実に言えるのは、この能力が強いチームは新たな環境で成果を上げる傾向が高いのです。
【すごい会議の手順】
■手順1:自分自身のうまくいっていることを紙に3つ以上書く
■手順2:会議の参加者に「うまくいっていること」を3つ以上書いてもらい、それを発表してから会議を始める→「イケル」感じのムードを作る
■手順3:「X年Y月Z日までに○○(測定可能なこと)を達成することによって○○(精神的意味合い)となる」という文章を5秒で書く→まずは自分の経営の意思をつくる
■手順4:この会議で得たい成果を紙に書いて発表してもらう→会議に出るのは呼ばれたから?
■手順5:望む成果を得るために、マネージすべきことをリストアップし、誰を呼べば一番うまく��くかのリストをつくり、参加者への期待を明確にして招待する→ドリームチームをつくる
■手順6:達成の障害となっている問題や懸念を書き出し、それらを「どのようにすれば○○」のかたちに書き換える→「どのようにすれば」のかたちに置き換えてみよう
■手順7:「言えない問題はなにか」を書いてから、「どのようにすれば○○」のかたちに書き換える→タブーを破れ
■手順8:「あなた自身のひどい真実はなにか」の答えを書いて発表してもらう→実はキャラクター
■手順9:「戦略的フォーカス」を参加メンバー全員で創り、合意し、約束する→いまのやり方でできる目標は、目標と呼ばない
■手順10:戦略的フォーカスにニックネームを付ける。それを達成するのに、必要不可欠な担当分野を6程度決める。グループで行う場合は、全員が別々にこれを書き込み、その後に、全員で一つの図にまとめる。どんな担当分野が必要かを全員が考えることで、単なる現行の担当分野以外で、どんなことが必要かが見えてくる。それができたら、戦略的フォーカスを達成するのに、一番効果的な担当者を決める→期待を合意する
■手順11:コミットメント・リストに各担当者のコミットメントを記入する。コミットメントの進捗を最低1週間に一度チェックするしくみを合意しておく→コミットメント・リストをつくる
■手順12:「いまから1ヶ月以内に、自分の起こす一番大きな、インパクトはなにか?」を各自が書いて発表する→人はチャレンジされたがっている
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ユダヤ人マネジメントコーチのハワード・ゴールドマンから
経営ミーティングの手法を直伝された著者による「会議の進め方」。
体験談であることと、非常にくだけた文体(口語体)で書かれていることから
非常に読みやすい。
30分ほどで読み終える。
一番印象に残った文は、
「ほうっておくと会議の時間の95%はコメントの交換に使われている」というところ。
たしかに。
対処法としては、
明確化のための質問、代替案の提示、リクエストの3つに絞ることで会議が前進するらしい。
【ひとくちメモ】
◎すごい会議とは
・経営の中心メンバーが緊張感を持ってそろう
・人の意見を気にすることなく、それを発表するしくみを手に入れる
・参加させられている、ではなく自主的な取り組みを行う気持ちを持つ
・前向きな雰囲気である
・達成しようとしていることの本当の障害が前向きな形で明らかになる
・なんかやってやろうという気分になる
・共有共感の持てる短期的で明確な目標
・目標の達成の担当分野の明確化
・目標達成のための計画
・計画の進行管理方法
・目標の達成の障害となることにシステマティックにアプローチし、討議し、解決する方法を手に入れる
◎すごい会議のために行うこと
・自分自身の上手くいっていることを紙に3つ以上書く
・会議で得たい成果を紙に書いて発表
・達成の障害となっている問題や懸念を書き出し、それらを「どのようにすれば〜」の形に変える
・いえない問題はなにか、を書いてから「どのように〜」の形に変える
・あなた自身のひどい真実はなにか、の答えを書いて発表
・戦略的フォーカスを参加メンバー全員で創り、合意し、約束
X年Y月Z日までに〜(測定可能なこと)を達成することによって〜(精神的意味合い)となる」
という文章を書く
・必要不可欠な6担当分野を決め割り振る
・コミットメントの進捗を最低一週間に一度チェック
・今から1ヶ月以内に、自分の起こす一番大きなインパクトはなにか、を各自が書いて発表
・X年Y月Z日までに〜(測定可能なこと)を達成することによって〜(精神的意味合い)となる」
という文章をまずは一人で書く
全てが真似できないとしても、学ぶべきところはあった。
会社でなく、学生のミーティングでも使えるかも。
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普段の会議に含まれるムダがハッキリ見えた。
それを実務に還元するのはなかなかうまく行かないけど
少しずつ働きかけることができれば、と思ったきっかけ本。
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随所に取り入れられる方法論が記載されていた。
凄い会議をしたい!
という人より、コーチングの書籍としてみた方がいいかもしれない。